Почему важна постановка задач сотрудникам
Как в правильно поставленном вопросе есть половина ответа, так и в правильной постановке задач подчиненным присутствует половина решения.
Организация любого процесса строится на постановке и выполнении задач. Когда деятельность спонтанна и хаотична, результат может быть достигнут, но либо краткосрочный, либо некачественный, либо вообще практически не значимый.
В экстренных ситуациях молниеносная реакция и действия по обстановке оказываются самым эффективным средством. Но даже в подобных обстоятельствах зачастую остаётся время на координацию. А если так, то им лучше воспользоваться, потому что спланированные действия лучше необдуманных. Тем более, это актуально при групповом решении задач.
Разрозненные действия группы людей могут нанести ущерб процессу. В то же время, командная работа способна усилить эффект от трудозатрат каждого участника.
Постановка задач организует не только коллективный труд, но и деятельность конкретного человека. Сбросить вес после зимы — это только цель. А вот для того чтобы её достичь, следует поставить задачу регулярно делать физические упражнения и соблюдать меру в питании.
Итак, персональной мотивации посвятим отдельный материал, а здесь уделим внимание именно вопросу о том, как ставить задачи в коллективной работе.
Установка срока и даты начала задачи
- Откройте задачу, для которой устанавливаются даты начала и завершения.
- Введите в поле «Срок» дату завершения работы над задачей.
- Введите в поле «Дата» начала дату начала работы над задачей.
- Чтобы сбросить дату начала, не изменяя дату завершения, введите значение «Нет» в поле «Дата начала» и нажмите клавишу «Enter». Затем снова щелкните поле «Дата начала» и введите новую дату начала.
Если в качестве даты завершения устанавливается дата, не соответствующая обычному шаблону повторения этой задачи (например, заданная дата приходится на пятницу, а задача повторяется каждый четверг), в списке задач появится новая задача, представляющая исключение. Новая задача не будет повторяться в отличие от начальной, которая будет повторяться, как предписано.
Ошибка 3. слишком длинное или очень короткое описание
Описать задачу так, чтобы всем всё было понятно, — большое искусство. Если объяснять задачу во всех подробностях, исполнитель может потерять нить и упустить важные детали. Если вы ставите задачу письменно в таск-менеджере, напишите самое основное и попробуйте посмотреть на свое описание со стороны.
Так что будьте кратки, давая только самую необходимую для решения информацию. Но не впадайте в другую крайность: не описывайте задачу слишком сухо. Если исполнитель сразу не разберется, начнет задавать вопросы или, что хуже, постесняется спросить и домыслит за постановщика.
5 причин, почему сотрудники не выполняют поставленные задачи
Вчера в который раз слышала от знакомого руководителя: «Сотрудники не справляются с поставленными задачами! Ну что, увольнять что ли?»
Давайте еще раз во всём разберёмся.
Есть только 5 причин, по которым сотрудники не выполняют поставленные задачи.
Всего 5!
Только 5 причин невыполнения задач сотрудником любого уровня, от грузчика до генерального директора.
Я не претендую на ранжирование их по степени важности. В каждом случае порядок их важности определяется конкретной ситуацией, условиями работы, сложностью задач.
Вот они:
Причина 1. Сотрудник не справился с задачей, т.к. задача поставлена не корректно. Чья вина? Виноват тот, кто ставил задачу. А Вы объяснили, что Вы хотите получить в результате? Вы получили обратную связь от сотрудника? Вы убедились, что он Вас понял правильно? Да! Тогда ещё одна причина…
Причина 2. Сотрудник не имеет достаточной квалификации для решения Вашей задачи. Чья вина? Виноват тот, кто ставил задачу. Вы зачем поставили такую задачу сотруднику, который не обладает достаточной квалификацией? Вы хотели насладиться его провалом?
Вы хотели удовлетворить свои амбиции, наслаждаясь его несовершенством? Так Вам нужен результат или нет? Вы провели обучение этого сотрудника? Наконец, это Вы взяли на работу человека, который не обладает достаточной квалификацией! Вот как! Вы уверены в его квалификации, он прошёл необходимое обучение и раньше справлялся с такими задачами? Тогда возможна ещё одна причина…
Причина 3. Сотрудник не замотивирован на решение этой задачи. Чья вина? Виноват тот, кто ставил задачу. Мотивировать сотрудника на решение задачи, это НЕ ТОЛЬКО создать эффективную материальную мотивацию, но и нематериально заинтересовать сотрудника. Т.е. объяснить ему, насколько важно для Вас и для компании выполнить эту задачу в срок и с ожидаемым результатом.
Причина 4. Сотрудник не может выполнить Вашу задачу, поскольку он физически не успевает. Он перегружен на работе. Ему банально не хватает времени. Чья вина? Вина того, кто ставил задачу. Руководитель даже не знает, насколько загружен его сотрудник, и продолжает навешивать на него новые задачи.
Вы уверены, что задачи у Ваших подчинённых распределены равномерно? Или Вы действуете по принципу «нагружай ту лошадь, которая везёт»? Вы знаете, какую задачу сейчас решает сотрудник? Вы уверены, что он может подвинуть все остальные, чтобы заняться этой задачей? Да, конечно!
Причина 5. Сотрудник не обладает достаточными и необходимыми ресурсами, для решения этой задачи. Чья вина? Вина того, кто ставил задачу. Руководитель не обеспечил исполнителя инструментами для её выполнения. Вы уверены, что смогли создать условия, для решения этой задачи?
Вы уверены, что предоставленные ресурсы соответствуют сложности задачи? Вы точно знаете, что сотрудник имеет доступ к этим ресурсам в нужное время и в нужном количестве? Да! Вы точно знаете, что все необходимое для выполнения задачи у него есть. Тогда вернитесь к Причине 1, и прочитайте всё ещё раз, снова и снова задавая себе вопрос «Мне всё-таки нужен результат или просто наслаждение властью?»
Только 5 причин невыполнения сотрудниками поставленных задач:
- Задача поставлена не корректно;
- Сотрудник не имеет достаточной квалификации для её решения;
- Сотрудник не замотивирован на решение этой задачи;
- Сотрудник перегружен;
- Сотрудник не обладает достаточными ресурсами для её выполнения.
И все 5 причин по вине непосредственного руководителя и только! Да, друзья мои! Это неприятно осознавать, но если уже забрался на иерархическую ступеньку, приходится понимать и принимать, что мы несём полную ответственность за свой персонал в рамках рабочих задач.
Задача (формулировка).
Мы будем проще (в терминах). =)
Представим себе задачу: нужно эффективным образом реализовать некоторый относительно большой проект. Для проекта была отобрана команда первоклассных разработчиков, разбирающихся в различных областях. И так уж посчастливилось, что есть сведения (накопленная статистика) о степени (эффективности) владения технологиями для каждого.
Необходимо: самым эффективным способом задействовать наибольшее количество технологий, назначив каждому разработчику свою задачу. т.е. оптимально распределить между ними области ответственности за технологии, принимая во внимание их личные способности.
Графы
Самые основы графов были изложены в статье (
), поэтому сразу перейду к терминологии, касающейся данной задачи:
Двудольный граф – граф, у которого существует такое разбиение множества вершин на две части (доли), что концы каждого ребра принадлежат разным долям. В нашей задаче тоже есть четкое разделение: одни вершины – это разработчики, другие – задачи, и связи (эффективность владения) есть только между разработчиками и задачами.
Паросочетанием неориентированного графа G называется подмножество M его ребер E, выбранное так, что никакие два ребра из M не являются смежными, т.е. не имеют общей вершины. В терминах нашей задачи синонимом этому будет «назначение», чтобы каждый задействованный разработчик взял на себя отдельную задачу. И не получилось такого, что два разработчика прорабатывают одну проблему, или один «бедняга» отвечал за две задачи.
В теории графов наша проблема, как это ни странно, называется Задачей о Назначениях (ЗН). =) Она является частным случаем задачи нахождения максимального паросочетания. В самом деле, мы ведь стремимся максимально задействовать ресурсы, чтобы одновременно прорабатывалось максимальное число технологий, поэтому в терминах графов — пытаемся найти «максимальное паросочетание», составить максимальное количество пар разработчик-задача.
Венгерский метод.
Мы бы для начала всем разработчикам до упора назначили задачи в соответствии с их максимальными способностями. Если всем разработчикам удалось сразу же распределить задачи — отлично. Но такое происходит не часто. Вдруг два человека, оптимально владеют одной и той же технологией, кому она достанется и что делать в этой ситуации?
Одному из разработчиков нужно будет подыскать иную свободную задачу, так же наиболее соответствующую его способностям. Если при текущих (максимальных требованиях) условиях не найдется свободной задачи, то нужно будет попробовать подыскать среди задач, предварительно немного занизив наши требования.
Как бы искусственно занизить способности разработчиков в графе. Если в таких условиях обнаружим свободную задачу – получим аугментальное дерево. «Поменяем» по цепочке паросочетания, после чего будет 1. И продолжим назначать таким вот оптимальным образом, пока всем не подыщем работу.
Листинг
Код, конечно, будет покороче, чем все мое описание. =)
Я взял его здесь. На мой взгляд, очень хорошая реализация. Единственное отличие, у автора приведен код метода минимизации назначений (если, допустим, на ребрах – зарплата), а в статье мы распределяли задачи с целью получения максимальной эффективности. Поэтому, слегка модифицировав код, приведу ниже реализацию максимального метода:
int n;
vector < vector<int> > a; // Матрица эффективности a[разраб][задача]
vector<int> xy, yx; // Паросочетания: xy[разраб], yx[задача]
vector<char> vx, vy; // Альтернирующее дерево vx[разраб], vy[задача]
vector<int> maxrow, mincol; // Способности, изученность
bool dotry (int i) {
if (vx[i]) returnfalse;
vx[i] = true;
for (int j=0; j<n; j)
if (a[i][j]-maxrow[i]-mincol[j] == 0)
vy[j] = true;
for (int j=0; j<n; j)
if (a[i][j]-maxrow[i]-mincol[j] == 0 && yx[j] == -1) {
xy[i] = j;
yx[j] = i;
returntrue;
}
for (int j=0; j<n; j)
if (a[i][j]-maxrow[i]-mincol[j] == 0 && dotry (yx[j])) {
xy[i] = j;
yx[j] = i;
returntrue;
}
returnfalse;
}
int main() {
// ... чтение a ...
mincol.assign (n, 0);
minrow.assign (n, 0);
for (int i=0; i<n; i)
for (int j=0; j<n; j)
maxrow[i] = max (maxrow[i], a[i][j]);
xy.assign (n, -1);
yx.assign (n, -1);
for (int c=0; c<n; ) {
vx.assign (n, 0);
vy.assign (n, 0);
int k = 0;
for (int i=0; i<n; i)
if (xy[i] == -1 && dotry (i))
k;
c = k;
if (k == 0) {
int z = INF;
for (int i=0; i<n; i)
if (vx[i])
for (int j=0; j<n; j)
if (!vy[j])
z = min (z, maxrow[i] mincol[j]-a[i][j]);
for (int i=0; i<n; i) {
if (vx[i]) maxrow[i] -= z;
if (vy[i]) mincol[i] = z;
}
}
}
int ans = 0;
for (int i=0; i<n; i)
ans = a[i][xy[i]];
printf ("%dn", ans);
for (int i=0; i<n; i)
printf ("%d ", xy[i] 1);
}
* This source code was highlighted with Source Code Highlighter.
Изменение порядка отображения задач
- Сортировка всех задач в списке
- В разделе Задачи отсортируйте список.
- В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
- Нажмите кнопку «Сортировка».
- В группе «Сортировать элементы по полю» выберите поле, по которому должна производиться сортировка. Если необходимого поля нет в группе «Сортировать элементы по полю», выберите другой набор полей в списке «Поля для сортировки». (Если сортировка производится по тому же полю, что и группировка, будут отсортированы заголовки групп, а не элементы внутри групп. Для сортировки содержимого группы выберите в списке Сортировать элементы по полю поле, отличное от выбранного в списке Группировать элементы по полю.)
- Выберите порядок сортировки «По возрастанию» или «По убыванию».
- Для сортировки по дополнительному полю выберите его в списке Затем по полю. В табличном представлении для сортировки по столбцу достаточно щелкнуть заголовок столбца.
- Перемещение отдельных задач вверх или вниз по списку задач
- В разделе Задачи в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
- Нажмите последовательно кнопки «Группировка», «Очистить все», а затем кнопку «OK».
- Нажмите последовательно кнопки «Сортировка», «Очистить все», затем кнопку «OK».
- Перетащите задачу вверх или вниз в списке задач, ориентируясь по направляющей.
- Чтобы сохранить этот порядок для использования по умолчанию, выберите в меню Действия команду Сохранить порядок задач. Неотсортированные и несгруппированные задачи можно перемещать вверх и вниз в списке задач в календаре.
- Назначение важности задач
- Чтобы отсортировать задачи по важности, необходимо указать важность каждой задачи. По умолчанию задачи имеют обычный уровень важности. Он может быть изменен на низкий или высокий.
- Откройте задачу, степень важности которой требуется изменить.
- В списке Важность щелкните соответствующую степень важности.
- После завершения назначения важности вернитесь в список задач и отсортируйте его по важности с помощью первой процедуры, описанной в этом разделе.
Как же увеличить паросочетания (назначения)?
Выберем незадействованного разработчика, которому еще не назначена задача. Посмотрим, с чем бы он мог справиться, т.е. знакомые ему технологии. Если нашли среди них свободную – отлично, это то, что мы и искали. Назначаем. А если задача уже «занята» другим разработчиком?
Попробуем занятому разработчику подыскать другую свободную технологию, ведь в таком случае эту — мы бы назначили нашему незадействованному подопечному. В общем, из вершины незадействованного разработчика или разработчика, которому мы пытаемся переназначить задачу, мы просматриваем все знакомые ему технологии на наличие свободной:
В ходе такого обхода графа мы пытаемся из «незадействованного разработчика» попасть в «свободную задачу». Таким образом поиск «разворачивается» в следующее дерево:
Добавим еще немного терминологии из теории графов, простыми словами:
Экспонированная вершина – это вершина, которая не участвует в текущем паросочетании. Т.е. либо «незадействованный разработчик», либо «свободная задача».Альтернирующая цепь – это цепь, ребра которой попеременно лежат или не лежат в паросочетании. (…- владение технологией – назначенная задача – владение технологией – назначенная задача — …)
Альтернирующее дерево – дерево, состоящее из альтернирующих цепейАугментальная цепь – это такая альтернирующая цепь, начальная и конечная вершины которой экспонированы. Вот как называется то, что мы и ищем! =)Аугментальное дерево – соответственно дерево, в котором хотя бы одна из веток – это аугментальная цепь.
Вот и нашли способ наращивать паросочетание, стремясь получить максимальное. Нужно строить альтенирующее дерево. Когда оно станет аугментальным, искать аугментальные цепи из «незадействованного разработчика» в «свободную задачу» и потом «переназначать» задачи вдоль них. Это выгодно, т.к. увеличивает количество «задач в обработке» на 1:
Теперь мы уже сможем задействовать наибольшее количество технологий в проекте. Самое время принять во внимание еще одно важное условие поставленной перед нами проблемы: эффективность владения технологиями. Мы ведь хотим оптимально назначить всем задачи.
Какие бывают задачи
Все задачи делят по статусам срочности и их приоритетности. Они бывают:
- Важными и долгосрочными — это те проекты, для которых ставят глобальные задачи для развития бизнеса. Например, попасть в топ поисковой выдачи в определенном сегменте, увеличить ежемесячную прибыль компании.
- Важными текущими — задачи, которые можно сделать сегодня или отложить их выполнение до более подходящего времени, но не затягивать.
- Повседневными — ежедневные задания, которые выполняют менеджеры каждый день.
- Ситуативными — прочие задания, которые возникают в связи с определенными событиями: организовать корпоратив, закупить материалы.
Конкретизация действия и результата
Далее следует упаковать стратегию или цели на ближайшую перспективу в набор конкретных действий, выполняя которые ваши сотрудники достигнут намеченного результата.
Ошибка руководителей заключается в том, что многие привыкли использовать абстрактные формулировки. Например, задачи они ставят в форме наименования — в именительном падеже.
— Отгрузка керамогранита.
Такие формулировки не подталкивают к действию, ассоциируются с пассивной констатацией. Вместе с тем, в данной постановке нет деталей, которые помогут разобраться в том, как приступить к задаче и какой результат получить.
— Отгрузить 2 тонны керамогранита 60х60 на склад в Одинцово, отзвониться в офис и отметиться в ведомости.
Здесь, как видно, процесс расписан намного подробнее. Вместо ничего не значащего «наименования» задачи, ровным счётом ничего не сообщающего сотруднику, подобная развёрнутая формулировка даёт инструкцию к действию.
Это может показаться элементарным или не заслуживающим внимания, но смена существительных на глаголы в формулировке задачи:
- Гораздо сильнее ассоциируется с действием;
- Помогает сориентироваться и начать решать задачу;
- Придаёт мотивации.
Назначение задачи другому пользователю
- Первое назначение задачи
- Чтобы создать новую задачу, выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач и нажмите кнопку «Назначить задачу».
- В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку «Кому».
- В новой задаче введите имя в поле «Тема». (В существующей задаче поле «Тема» уже заполнено.)
- Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
- Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
- Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку «OK».
- Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
- Нажмите кнопку «Отправить». При назначении повторяющейся задачи ее копия сохранится в списке задач, но не будет обновляться. Если установлен флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, отчет будет приходить после завершения каждого вхождения задачи.
- Переназначение задачи после отклонения поручения получателем
- Откройте отклоненную задачу в списке задач.
- Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
- В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
- Нажмите кнопку «Отправить».
- Переназначение порученной вам задачи
- Откройте сообщение, которое содержит поручение.
- Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
- В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
- Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
- Нажмите кнопку «Отправить».
Назначение ответственных
Сформулированная задача немедленно адресуется конкретному исполнителю.
Как уже было обозначено ранее, сами задачи во многом проистекают из возможностей и компетенций коллектива. В связи с этим каждая задача отчасти ставится под заранее определённых исполнителей и немедленно им адресуется.
Назначая тех ответственных, которые по-вашему лучше других справятся с порученным, вы обеспечиваете наилучший возможный результат работы.
Наличие ответственных позволяет всегда держать процесс под контролем. Вы точно знаете, какой сотрудник в данный момент занят той или иной задачей. Это позволяет в любой момент запросить статус, внести корректировки, дать обратную связь.
По окончании выполнения работ подчинённый предоставляет готовые материалы, качество которых — исключительно его зона ответственности. Таким образом, при наличии недочётов всегда ясно, кому направлять вопросы и замечания.
Ограничение по срокам
Не менее важны ограниченные сроки выполнения задания.
Если сроки не установлены, исполнителю может показаться, что они не ограничены, а потому можно совершенно спокойно предаваться прокрастинации.
Чтобы исключить неразбериху и простой в работе, сразу после назначения ответственных необходимо ставить дедлайны. Даже если невозможно точно оценить масштаб работ, следует назначить промежуточную контрольную точку. Вплоть до этой даты сотрудник должен сделать максимум возможного в рамках выполнения поставленной задачи.
В день сдачи промежуточного результата вы вместе с подчинённым должны:
- Оценить темп работы;
- Обсудить и решить возникшие вопросы, предложения;
- Назначить примерные сроки полного завершения выполнения задачи.
Оснастка «планировщик заданий»
В Windows Vista для работы с назначенными заданиями применяется оснастка Планировщик заданий (консоль taskschd.msc), которая является более функциональным механизмом, чем папка Назначенные задания предыдущих версий Windows.
Основное окно данной оснастки (рис. 2) безо всяких уговоров и угроз предоставляет вам список всех назначенных заданий, которые выполнялись за определенный период времени (область Состояние задачи), а также список всех активных заданий, то есть заданий, которые когда-нибудь да запустятся (область Активные задачи).
По умолчанию область Состояние задачи отображает список всех заданий, которые были выполнены за последние 24 часа, однако с помощью раскрывающегося списка данной области вы можете самостоятельно выбрать нужный вам промежуток времени. Например, за последний час, за последние 7 дней, за последние 30 дней.
Область Активные задачи также достойна нескольких отдельных слов. Главным образом, благодаря своей возможности быстрого перехода к нужному заданию: если вы дважды щелкнете кнопкой мыши по определенному заданию из этой области, тогда автоматически перейдете к разделу оснастки Планировщик заданий, в котором создано соответствующее задание.
Если же вас очень волнует, какие именно задания выполняются в данный момент, тогда вам следует воспользоваться командой Действие > Отображать все выполняемые задачи. После этого перед вами отобразится диалог со списком всех задач, выполняемых в данный момент (рис. 3). 
С его помощью вы сможете легко прекратить выполнение конкретной задачи (кнопка Снять задачу).
Но и это еще не все возможности касательно мониторинга выполняемых заданий. Если вам необходим полный компромат на службу Планировщик заданий, тогда найти его вы сможете у оснастки Просмотр событий (eventvwr.msc). В разделе Журналы приложений и служб >
Устал уже писать эту фразу: «Но и это еще не все возможности». Тем не менее разработчики позаботились и о том, чтобы можно было просматривать только те события, которые произошли с участием отдельного задания. Для этого никаких дополнительных оснасток открывать не нужно. Достаточно просто перейти на вкладку Журнал области просмотра выделенного в данный момент задания (рис. 5).
Отслеживание назначенных задач
- Автоматическое сохранение копий порученных вами задач и получение отчетов о состоянии
- Выберите в меню Сервис команду Параметры.
- Нажмите кнопку «Параметры задачи».
- Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
- Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
- Просмотр задач, порученных вами другим пользователям
- Нажмите кнопку «Задачи».
- В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Назначение.
- Просмотр списка пользователей, хранящих обновляемые копии порученной задачи
- Откройте порученную задачу, для которой необходимо просмотреть список обновлений.
- На вкладке Подробно прочитайте имена в списке Обновить для.
Ошибка 1. приказ вместо задачи
Люди не любят выполнять приказы, зато им нравится решать интересные задачки. Правильно поставить задачу — значит, описать текущую ситуацию и дать исполнителю возможность самому определить, как на нее повлиять, чтобы улучшить или исправить. Свобода выбора, хотя и в рамках необходимого, накладывает на исполнителя ответственность за свой выбор и результат целиком, ориентирует его на рост и развитие.
Решая задачи самостоятельно, а не бестолково выполняя приказы, сотрудник становится хозяином своих решений, своей карьеры и жизни. Он понимает, что он не просто исполнитель, он творец. Если он выполняет такую задачу и получает требуемый результат, то испытывает гордость и ощущает себя героем.
Ошибка 2. много лишних участников
Когда к решению задачи подключается много людей, работа всегда затягивается. Каждый высказывает свое мнение, и прийти к общему знаменателю практически невозможно. Обсуждение выходит из-под контроля и превращается в борьбу мнений. Ответственность размывается, а исполнителю приходится доказывать свою точку зрению даже тем, кто не имеет прямого отношения к задаче.
Не стоит привлекать к работе коллег только для того, чтобы заручиться их поддержкой или услышать всю палитру мнений. Также не нужно звать на помощь руководителя, если хочется «надавить авторитетом». Обычно такой маневр воспринимается всеми в штыки. Чтобы не погрязнуть в дискуссиях, приглашайте в помощники только тех, без чьего участия действительно не не решить задачу.
Есть такой интересный психологический прием — в конце задачи добавлять вопросы. Тогда она превращается в диалог и исполнитель охотнее за нее берется. Например: «К нам обратился журнал “Персона” за комментарием. Нас просят письменно ответить на вопросы, которые прислала редакция, сегодня до 18.00. Как думаешь, это нам интересно?»
Ошибка 4. отсутствие дедлайна
Задача без указания крайнего срока обречена на провал. Когда непонятен приоритет и неясна срочность задачи, исполнитель будет откладывать ее в долгий ящик. Всегда будут находиться дела поважнее. Но дедлайн мало поставить, нужно еще правильно его рассчитать и преподнести в интересах исполнителя.
Если просто взять дедлайн с потолка, у исполнителя не будет мотивации уложиться в срок. А вот если исполнитель поймет, от чего зависят сроки и что случится, если их сдвинуть, он постарается не подвести. Например, можно объяснить: «Если макет страницы сайта до следующего вторника не передать в отдел веб-разработки, вашей компании придется выплатить штраф, а отдел дизайна лишится премии».
Когда задача сложная и с долгим сроком исполнения, эффективно использовать вехи, или контрольные точки. Постановщик и исполнитель сверяют часы, корректируют промежуточными результаты и понимают, в правильном ли русле идёт работа. Мудрые руководители всегда ставят дедлайн с запасом: тогда если итоговый результат не устроит, будет время исправить ошибки.
Ошибка 5. бессмысленная переписка
Много времени в задачах уходит на препирательства. У каждого участника свой взгляд на ситуацию, которым он непременно делится с остальными. В ответ получает поддержку или, наоборот, критику. В итоге вместо того, чтобы заниматься решением задачи, ее участники спорят друг с другом и часто уводят обсуждение в сторону. На ровном месте возникают конфликты, ведь в переписке не различимы интонации и неровен час сделать неправильные выводы.
Оптимальное решение в ситуации, которая выходит из-под контроля, — созвониться с ключевыми участниками и обсудить все вопросы устно. Только сначала обязательно договоритесь о времени звонка, чтобы всем было удобно. После обсуждения не забудьте поставить новые задачи, отредактировать суть исходной задачи, если изменилась концепция, или запланировать дела.
Повторяющиеся задачи
Только владелец задачи может преобразовать ее в повторяющуюся.
- Откройте задачу, которую требуется сделать повторяющейся.
- В меню Действия выберите команду Повторение.
- Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
- Чтобы задать дни и время повторения задачи, выполните одно из следующих действий:
- повторение задачи через равные интервалы – Выберите любые параметры в правой части группы «Повторять», кроме значения Ставить новую задачу через;
- повторение задачи на основе даты завершения – Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле интервал повторения.
- Выберите даты начала и окончания задачи.
Повторяющиеся задачи отображаются в списке задач по одной. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.
Поручения
Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому.
В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач. Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.
Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.
Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности.
- Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
- В поле «Тема» введите имя задачи.
- Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
- Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку «Повторение», выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий:
- задание повторения задачи через равные интервалы – задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через;
- задание повторения задачи на основе даты завершения – установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
- При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
- Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Сохранить и закрыть».
Для создания задачи на основе существующей задачи выполните следующие действия.
- В списке задач выберите задачу, которую требуется скопировать.
- В меню Правка выберите команду Копировать. Если команда Копировать недоступна, щелкните галочку в столбце Задачи и повторите попытку.
- В меню Правка выберите команду Вставить.
- При необходимости откройте задачу и измените ее параметры.
Примеры правильной постановки задач
В качестве примеров правильной постановки задач можно привести такой список:
- Поручение менеджеру по продажам проведение опроса для постоянных клиентов до конца недели. Важно приложить утвержденный список с вопросами.
- Дать задачу аналитику подготовить статистику посещаемости официального сайта компании за месяц.
- Поручить директору разработать бонусную систему для сотрудников с поощрением за перевыполнение показателей по плану продаж.
- Дать задание копирайтеру сформировать макет презентации нового проекта до определенного числа.
- Поставить перед верстальщиком задачу разработать макет мобильной версии сайта до конца месяца.
Проблема 6. немотивированный выбор ответственного
У исполнителя может возникнуть вопрос, почему задачу поручили именно ему. Особенно если у него есть коллеги с похожими обязанностями или того же уровня. Вопрос справедливый и достоин внятного ответа. Здорово, если ответ прозвучит так, чтобы сотрудник почувствовал за себя гордость.
Например, вы можете сказать, что только ему доверяете столь ответственное задание и объяснить почему («потому что в прошлом месяце ты повысил конверсию сайта на 20%», «так как ты лучший менеджер по итогам месяца»). Поверьте, после такого объяснения у сотрудника не останется сомнений, что эта задача предназначена ему судьбой.
Программа at.exe
Программа at.exe считается устаревшей, сейчас она заменена программой schtasks.exe. Она поддерживается лишь в ограниченном виде и имеет два варианта синтаксиса:
AT [имя_компьютера] время_запуска_задания запускаемая_команда. Единожды запускает назначенное задание в указанное время. Между временем запуска и запускаемой командой можно вставить опции /EVERY:периодичность_запуска /NEXT:следующий_день_запуска, чтобы указать периодичность запуска задания и дату следующего запуска;
AT ID_удаляемого_задания /DELETE. Удаляет указанное задание. Чтобы удалить все задания, достаточно воспользоваться командой AT /DELETE.
При создании назначенного задания система присваивает ему идентификатор начиная с 1, который и используется для удаления конкретного задания. Идентификатор для следующего назначенного задания на единицу больше, чем идентификатор предыдущего созданного задания.
При этом номер идентификатора, который будет присвоен следующему созданному вами заданию, хранится в параметре DWORD-типа NextAtJobId, расположенном в ветви реестра HKEY_LOCAL_MACHINESYSTEMCurrentControlSetServicesSchedule. Заодно этот номер позволяет определить, создавал ли кто-нибудь задания при помощи программы at.exe (если значение параметра равно 1, значит, ни одного задания еще не создано).
Давайте сразу же обратим свое внимание на параметр DWORD-типа AtTaskMaxHours, также расположенный в ветви реестра HKEY_LOCAL_MACHINESYSTEMCurrentControlSetServicesSchedule. По умолчанию значение данного параметра равно 72 (в десятичной системе счисления).
Варианты синтаксиса данной программы просты в использовании, однако если вы попытаетесь ими воспользоваться, скорее всего, ничего у вас не получится. И программа, и задания, назначенные с ее помощью, будут работать только в том случае, если параметру DWORD-типа UseOldParsing, расположенному в ветви реестра HKEY_LOCAL_MACHINESYSTEMCurrentControlSetServicesScheduleParameters, присвоено значение 1. По умолчанию данный параметр не назначен.
Все задания, созданные с помощью этой программы, отображаются в разделе Библиотека планировщика задания оснастки Планировщик заданий. Обратите внимание на раскрывающийся список Настроить для таких заданий. В нем выбран элемент Служба AT, что как раз и говорит о том, что данное задание было создано при помощи устаревшего средства at.exe (рис. 9).
Программа schtasks.exe
Данная программа представляет собой аналог оснастки Планировщик заданий, предназначенный для работы из командной строки. Основных видов синтаксисов данной программы пять:
schtasks.exe /Query <опции>. Отображает все задания, созданные на компьютере. Кроме имени задания, даты следующего запуска и отметки о том, запущено ли задание в данный момент, отображается раздел оснастки Планировщик заданий, в котором соответствующее задание хранится. Если указать дополнительную опцию /V, будут отображены все возможные сведения о задании;
schtasks.exe /create /TN имя_задания <опции>. Создает новое задание;
schtasks.exe /delete /TN имя_задания <опции>. Удаляет существующее задание;
schtasks.exe /run /TN имя_задания. Выполняет запуск задания;
schtasks.exe /end /TN имя_задания. Завершает работу задания;
schtasks.exe /change /tn имя_задания <опции>. Изменяет настройки задания.
Распределение ролей
Прежде чем ставить задачи, необходимо определиться с ролями, которые исполняют все участники коллектива.
Идеальный процесс подбора команды для выполнения стратегического плана выглядит следующим образом:
- Первоочередная задача руководителя — сформулировать полный перечень компетенций, необходимых для реализации проекта.
- Согласно компетенциям описывается структура отдела или всей команды, функционал и обязанности каждого участника.
- Руководитель набирает специалистов, наиболее точно подходящих для выполнения обязанностей на описанных позициях.
- Учитывая компетентность, сильные и слабые стороны всех подчинённых, руководитель формулирует тактические и стратегические задачи, назначает исполнителей.
К сожалению, на практике далеко не всегда руководитель наделён полномочиями по подбору персонала и корректировке состава подопечного ему коллектива. Поэтому во многих случаях приведённый план организации командной работы оказывается весьма ограниченным.
Тем не менее, необходимо по максимуму использовать все доступные возможности по распределению ролей в коллективе. Во-первых, следует начать с оценки навыков каждого подчинённого. После этого — построить такую структуру ответственности и коммуникаций, при которой существующий состав специалистов покажет наибольшую эффективность.
Каждый должен ясно понимать свою роль в общем деле, границы возможностей и ответственности. Расстановка игроков на поле поможет:
- Исключить пересечение обязанностей разных сотрудников, при котором одна и та же работа по недосмотру будет выполняться дважды или трижды.
- Исключить простаивающие без исполнителя задачи.
Создание заданий
Даже если вы задались целью создать свое назначенное задание, у вас есть два выхода: либо воспользоваться командой Создать простую задачу контекстного меню раздела, внутри которого вы хотите создать задание, либо воспользоваться командой Создать задачу все того же контекстного меню.
Также для создания задания можно воспользоваться командой Импортировать задачу того же контекстного меню, однако ее время еще не настало. Мы рассмотрим ее позже.
Команда Создать простую задачу запускает мастер, состоящий из четырех шагов: Создать простую задачу, Триггер, Действие и Закончить. С их помощью задается имя, время запуска (время либо вариант запуска: при входе в систему, при включении компьютера, при регистрации в журнале событий записи с определенным кодом) и выполняемое действие (запуск программы, отправка e-mail или отображение сообщения). Собственно, для большинства заданий больше ничего и не требуется.
Если же вы не ищете легких путей, тогда можно воспользоваться командой Создать задачу. После ее выбора перед вами отобразится диалог Создание задачи (рис. 7), с помощью которого можно настроить практически каждый момент работы вашего назначенного задания.
Давайте вкратце рассмотрим назначение вкладок данного диалога:
Общие. Позволяет указать название задания, учетную запись, от имени которой задание будет выполнено, а также определить, будет ли созданное вами задание скрытым;
Триггеры. Под страшным словом триггер разработчики Microsoft имеют в виду условие, при наступлении которого будет запущено ваше задание. Вы можете создавать несколько условий. Причем условия могут быть разного типа: при наступлении определенного дня и времени, при включении компьютера, при входе в систему, при простое, при возникновении определенного события, при сетевой активности, при блокировании/разблокировании компьютера и т.д.;
Действия. Данная вкладка позволяет определить действия, выполняемые при запуске задания (выполнение команды, отправка e-mail, отображение сообщения). Следует обратить внимание, что с помощью данной вкладки вы можете создать сразу несколько действий;
Параметры. Позволяет настроить дополнительные параметры работы задания. Для этого достаточно установить/сбросить нужные флажки и воспользоваться несколькими раскрывающимися списками. Все эти элементы имеют интуитивно понятные названия, поэтому объяснять их смысл не обязательно (рис. 8).
Стратегия ясна.
Мы почти разгадали принцип Венгерского алгоритма. Но как все же построить решение по принципу «жадных алгоритмов»: до упора назначить по max способностям, потом чуть занизить способности и добавив к рассмотрению новые задач, до упора назначить их, занизить… и.т.д.? Как оценить способности и оптимальность текущего назначения?
Вся «фишка» этого алгоритма заключается в следующем. Нам дан всего один параметр в графе – эффективность решения определенной задачи разработчиком, что указано на ребрах. Эта величина присвоена парам разработчик-задача. Мы же «разделим» (отделим от пар) эти величины на две.
Попробую привести такую интерпретацию:
- у разработчиков мы укажем их «способности», допустим в единицах «сил», просто указывающие на то, насколько эффективно мы можем их задействовать или задействовали.
- у задач мы укажем их «изученность», или, если можно так выразиться, «переизбыток внимания». Этот параметр будем так же измерять в «силе». Переизбыток внимания к задаче возникает в следующей ситуации. Если мы какого-то разработчика «недогрузили», т.е. он способен решать задачу на 5, а ему досталась всего на 3. То у него остается еще 2 «силы» которые он, в принципе, может уделить какой-то из знакомых ему задач. Бегать между кабинетов, консультировать по телефону, давать советы тем, кто занимается любимой ему технологией.
Таким образом, величины указанные на ребрах мы «разделим» на 2 значения, приписанных уже вершинам: эффективность решения задачи = способность разработчика изученность задачи. В принципе, логично. Чем способней разработчик или чем более известна технология, тем лучше будет реализована эта часть в проекте. Эффективней.
В конце, после того как мы найдем решение, мы конечно будем учитывать только величины на ребрах, но сейчас эта «фишка» поможет нам найти решение. =)
Трекинг задач
Чтобы не только ставить задачи, но и получать качественный результат, необходимо владеть инструментами, которые позволяют контролировать ход работ и все нюансы процесса.
Вместо того, чтобы пытаться по памяти восстанавливать все задачи и их аспекты, лучше изначально документировать эту информацию.
Но не все инструменты улучшают наглядность процессов и вашу производительность как контролёра.
Например, обычный блокнот может показаться подходящим решением, но на самом деле вы, скорее, запутаетесь, фиксируя ход работ ручкой на бумаге. Обычно при трекинге задач необходимо намного больше места, чем может предоставить стандартная страница записной книжки, а постоянная корректировка и добавление статусов в ней вовсе невозможны.
Лучше применять электронные инструменты — тем более, что сейчас мы всегда имеем под рукой гаджет, но нередко не способны найти ручку. Все программные решения имеют адаптированные мобильные версии и приложения, поэтому полный набор данных по задачам всегда доступен в смартфоне, на планшете и на персональном компьютере.
В зависимости от масштаба проекта, может применяться программное обеспечение различной мощности.
- Для одиночных исполнителей, стартапов и небольших отделов рабочим вариантом станут: Google Docs, Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack.
- Крупные проекты, требующие серьёзных затрат человеко-часов, используют: JIRA, Redmine, недавно вышедший Яндекс.Трекер. В отдельных случаях используются CRM, если решаемая проблема шире простой постановки и контроля задач.
Корпоративные решения, безусловно, следует внедрять с должной осмотрительностью и после тщательного анализа пула ресурсов компании. Обычно для подобного привлекают интеграторов, чья специализация — именно установка систем трекинга процессов.
Для начала можно опробовать простые решения из первого пункта. Иногда могут подойти даже боты для Telegram и Slack, но только в случае небольшого объёма исполнителей и конкретики по задачам. Бот сможет фиксировать информацию, оповещать и уведомлять участников команды об обновлениях в статусах.
Узкий фокус внимания
Руководители иногда могут сосредоточивать внимание только на одной сфере. При полном погружении в одну тему теряется общая картина, что может повлиять на результат. Например, в отделе нужно вдвое повысить продажи. Руководитель организует для этого ежедневные собрания подчиненных, создает мотивационную систему, новые скрипты продаж.
Но это не помогает работе, из-за чего руководство злиться, а сотрудники пребывают в стрессе. В этой ситуации важно посмотреть, что именно неправильно, как построен маркетинг, как распределяются внутренние ресурсы. Это поможет увидеть объективную картину и устранить ошибки.
Универсальный алгоритм постановки задачи
Подведем итоги, описав общую схему формулирования и постановки задач. Она представляет собой пошаговый алгоритм, который поможет повысить количество и качество выполненных задач в вашей компании.
Убедитесь в необходимости задачи. На самом деле без многих задач можно обойтись. Ставьте задачу только в том случае, если она действительно нужна и принесет пользу. Обсудите этот вопрос с потенциальным исполнителем.
Предупредите, прежде чем ставить. Особенно если задача срочная. Поинтересуйтесь у исполнителя, какая у него в данный момент нагрузка и объясните, чем вызвана срочность.
Убедитесь, что вас правильно поняли. Попросите исполнителя повторить, что от него требуется, почему и к какому сроку. Многие слышат то, что хотят слышать, и это приводит к ошибкам.
Опишите суть и поставьте дедлайн. После того, как вы обсудили задачу, зафиксируйте тезисы разговора письменно. Обязательно напишите, когда и какого результата ждете.
Назначьте ответственного. Если дело требует участия нескольких специалистов, лучше поставить каждому подзадачу. К примеру, вы готовите посадочную страницу. Собираете команду из дизайнера, копирайтера и программиста. В общей задаче обсуждаете принципиальные вещи, в подзадачах каждый отвечает за свой фронт работ.
Примите результат. Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует, но при этом не отвлекает исполнителя от работы и не заставляет его нервничать.
Удобство такой схемы заключается в том, что она подходит абсолютно для любых задач. При этом исполнитель не будет чувствовать себя рабочей лошадкой, на которую взвалили непосильный груз. Таким образом, вы даете сотрудникам возможность проявлять инициативу и вместе с вами искать оптимальные решения задач. А компанию, в которой работают думающие и инициативные люди, всегда ждет успех.
Управление заданиями
Каждое задание управляется при помощи команд контекстного меню. Так, в контекстном меню каждого задания присутствуют следующие команды: Выполнить, Завершить, Отключить, Экспортировать, Свойства и Удалить.
Стандартные задания Windows Vista удалять не рекомендуется. Лучше их просто отключать.
Несколько слов следует сказать и о команде Экспортировать. С помощью данной команды вы можете выполнить экспортирование задания в XML-файл. В дальнейшем вы всегда сможете импортировать полученный файл в определенный вами раздел локального или любого другого компьютера при помощи команды Импортировать задачу контекстного меню раздела.
Именно так разработчики Microsoft решили распространять созданные задания. Например, в базе знаний Microsoft уже можно найти несколько статей, в которых приводится XML-листинг задания. Вам остается только поместить этот XML-листинг в текстовый файл и воспользоваться командой Импортировать задачу, чтобы импортировать его на свой компьютер.
Установка или удаление оповещения для задачи
- Установка или удаление напоминания для отдельной задачи
- Откройте задачу, для которой требуется установить или удалить оповещение.
- Установите или снимите флажок Оповещение. При установке оповещения также могут быть заданы дата и время.
- Если оповещение включено, но время для него не задано, используется время оповещения по умолчанию. Чтобы задать время оповещения, используемое по умолчанию, выберите в меню Сервис команду Параметры. Выберите время в поле «Время оповещения».
- Установка или удаление оповещений для всех новых задач с заданным сроком
- Выберите в меню Сервис команду Параметры.
- Нажмите кнопку «Параметры задачи».
- Установите или снимите флажок Установить оповещение о сроках. При поручении задачи с оповещением другому пользователю оповещение отключается, чтобы пользователь, которому поручена задача, мог установить оповещение сам.
Хранение задач
Все назначенные задания хранятся внутри подразделов раздела Библиотека планировщика заданий. По умолчанию в этом разделе находится раздел Microsoft, а в нем два других подраздела: Windows и Windows Defender. В подразделе Windows Defender содержатся все задания программы Защитник Windows, а в подразделе Windows хранятся все остальные задания (рис. 6).
В общем, все очень культурно и красиво, однако никто не мешает вам сделать еще красивее. То есть добавить свои собственные подразделы. Для этого достаточно выделить раздел, внутри которого будет добавлен ваш подраздел, после чего воспользоваться командой Создать папку. В дальнейшем вы всегда сможете удалить свой подраздел при помощи команды Удалить папку его контекстного меню.
Задания хранятся внутри подразделов и делятся на два класса: совершенно не нужные и очень нужные. Очень нужные задания за просто так вы не увидите. Для этого вам придется заплатить или применить силу. Ну, или просто воспользоваться командой Вид > Отобразить скрытые задания.
Заключение
Служба Планировщик задач является неотъемлемой частью операционной системы Windows Vista, способной работать без каких-либо манипуляций пользователя. Однако ее функциям поначалу просто необходимо уделить внимание. Точнее, необходимо уделить внимание тем заданиям, которые по умолчанию запускаются с помощью Планировщика (конечно, если вы хотите повысить производительность своего компьютера — об этом мы поговорим в следующей статье).
Parad0x
