Формат электронного сообщения

Что приходит на ум, когда вы слышите фразу деловые письма? Вспоминаются ли белые конверты с причудливыми бланками и душными надписями? В большинстве случаев вы были бы правы.

Даже если в наше время почти все делается по электронной почте, деловые письма не вымерли и не считаются полностью устаревшими, поэтому все равно стоит знать, как правильно их писать и форматировать.

Все мы ежедневно отправляем десятки писем и даже не задумываемся, а как они доставляются адресату. Нажимаем кнопку «Отправить» и ожидаем, что через секунду получатель увидит ваше сообщение. Но электронное письмо — это не всегда так просто и быстро. Иногда оно может и не дойти до адресата.

Давайте разберемся, как работает доставка писем на email адреса
, и почему иногда не приходят письма на почту.

Электронная почта, благодаря большому количеству преимуществ по сравнению с бумажными письмами, давно стала одним из основных видов общения. Однако, как и многие другие технологические новинки, такой тип коммуникации имеет свои правила. Несмотря на то что общение через интернет-почту стало неотъемлемой частью многих сфер жизни, большинство пользователей не смогут ответить на вопрос о том, что собой представляют компоненты электронного письма.

Электронная почта, благодаря большому количеству преимуществ по сравнению с бумажными письмами, давно стала одним из основных видов общения. Однако, как и многие другие технологические новинки, такой тип коммуникации имеет свои правила. Несмотря на то что общение через интернет-почту стало неотъемлемой частью многих сфер жизни, большинство пользователей не смогут ответить на вопрос о том, что собой представляют компоненты электронного письма.

Канал о подготовке к экзаменам

Подпишись, чтобы не пропустить новые видео и самостоятельно подготовиться к ОГЭ и ЕГЭ

Первая часть текста взята из инструкции хостинг-провайдера Netangels
. Вторая — авторская.

Отправка почты из скриптов на PHP — вещь, которая очень часто встречается в веб-приложениях. К сожалению, как показывает практика, большинство разработчиков используют эту функцию неправильно, допуская в своих скриптах одни и те же ошибки. В результате оказывается, что письмо получателю пришло в неверной кодировке, просто не дошло, или дошло, но отображается совсем не так, как этого хотел автор.

Для того, чтобы быть уверенным, что ваше сообщение отправляется действительно верно, необходимо иметь по меньшей мере базовые представления о формате почтового сообщения. Формат почтового сообщения описан в нескольких стандартизирующих документах, основными из которых являются RFC 822
(описывает формат передачи простого текста на английском языке) и RFC 2045
 и далее (описывает расширения этого формата для передачи произвольных данных).

Внутренности адреса почты

Адрес e-mail выглядит так:

   mailbox@hostname
  
  

Тут mailbox может быть локальным аккаунтом пользователя, аккаунтом роли или маршрутизатором автоматизированной системы такой, например, как список рассылки, а в качестве hostname может быть использован любой
узел, если о нем известно DNS-серверу, к которому обращается почтовик при доставке.

Кроме того, некоторые системы позволяют добавлять теги к адресу
. Обычно это происходит в формате:

   mailbox+tag@hostname
  
  

Корректные имена ящика с точки зрения RFC

   "Alan Turing"@example.com   <== Это корректно, но поддерживать не стоит
  
  

Кстати говоря, по этой логике, ящик содержащий всего лишь пробел корректен:

   " "@example.com <== Это корректно, но смотри выше
  
  

А вот еще один корректный адрес, он создан из допустимых для адреса символов:

   !#$%&'*+-/=?^_`{}|~@example.com   <== Корректный адрес вряд ли достойный поддержки
  
  

Кстати, проверяйте апострофы, апострофы должны поддерживаться:

   Miles.O'Brian@example.com  <== Стоит поддерживать
  
  

Апострофы не должны закавычиваться или эскейпиться, но когда вы сохраняете такие адреса в базу или передаете еще куда-то, убедитесь, что всё чики-пуки
.

В Википедии
есть еще куча примеров.

Нужна ли полная совместимость с RFC? Вам выбирать, но я не советую — пробелы и нестандартные
символы в адресе довольно необычная штука и чаще всего являются просто опечаткой. Крупные e-mail провайдеры не разрешают использовать это примерно по тем же причинам; таким образом обычно достаточно
дозволять буквы, цифры, точки, подчеркивания, дефисы, апострофы и плюсы.

Регистрозависимые адреса

   ALLEN@example.com
Allen@example.com
allen@example.com  
  

Нестандартные символы

Gmail тут отличился: в то время как стандарт включает в себя точку как стандартный символ, Gmail не делает различий между адресами ящиков с точками и без. Эти адреса указывают на один и тот же почтовый ящик:

   first.last@gmail.com
firstlast@gmail.com
f.i.r.s.t.l.a.s.t@gmail.com  
  

Обратите внимание, что Google Apps позволяет использовать Gmail на любом домене.

Основная проблема здесь заключается в поиске адреса в базе в том виде, в котором он был изначально введен, что может доставить немало геморроя как пользователю, так и службе поддержки, а также и программистам с тестировщиками. Тут то вам и пригодится вторая, канонiческая форма адреса, но об этом позже.

Расширенная форма названия ящиков с использованием тегов.

Как было сказано выше, большинство систем доставки электронной почты ( MTA
), включая sendmail, Postfix, qmail, Yahoo Plus и Gmail поддерживают расширенное название ящика. Это позволяет пользователю, добавляя тег, сортировать письма. Это может позволить мне насоздавать кучу аккаунтов на одном сайте или в приложении:

   allen+one@example.com
allen+two@example.com
  
  

вашу за

вас в случае неприятностей. Убедитесь, что вы ликвидировали из нее все теги, точки и т. д. и можете сравнивать с ней свежевведенные адреса.

Юникод и интернационализированные имена ящиков

Имена ящиков не поддерживают расширенные символы ASCII (8-bit) и символы Юникода. Это ограничение уходит своими корнями в спецификацию SMTP
, во времена появления которого всего этого попросту не существовало; однако 8-битные значения, определенные локально, например из кодировок семейства ISO-8859-x, все-таки могут использоваться, но вы все равно никогда не узнаете, что же это за кодировка. Фактически, я видел 8-битные ящики только у спамеров.

В конце концов, вы ведь храните ваши данные в UTF-8, так? Значит вы в любом случае не сможете перевести их обратно в ту локаль, которая была использована, если вы ее не знаете.

Доменные имена

У почтовых доменов те же самые ограничения как и в HTTP: они регистронезависимые, так что их следует нормализовывать в нижний регистр.

Поддомены

Некоторые адреса содержат ненужные поддомены: например, «email.msn.com» и «msn.com» являются одним и тем же почтовым доменом, кроме того, такие истории часто случаются в корпоративной среде (и это еще один хороший кандидат для каноникализации).

Интернационализированные домены ( IDN
)

IDN были созданы для того чтобы использовать местные символы Юникода в названиях доменов, кроме того, возможно создать домен и со специальными символами:

   postmaster@→→→→→→→.ws
  
  

этот классно описывает круговорот воды в природе.

Как и HTTP, SMTP поддерживает лишь 7-битную кодировку, и для того чтобы справиться с этим несчастьем
IDN конвертируются в Punycode
, что позволяет имени домена конвертироваться в представление Юникод и обратно:

   postmaster@xn--55gaaaaaa281gfaqg86dja792anqa.ws
  
  

Очень жаль, но существует возможность фишинга при использовании IDN. Юникод содержит несколько разных
экземпляров некоторых символов ASCII. Это позволяет злоумышленнику создать сайт, название которого выглядит точно также как и оригинал из-за того, что некоторые символы в названии совпадают внешне, но не внутренне.

Это порождает несколько вопросов на которые следует ответить:

Должны ли мы дозволять IDN-адреса? Можем ли мы обеспечить саппорт пользователей службой поддержки (откуда у саппорта, например, клавиатуры с китайскими иероглифами?) Должны ли мы сохранять их в Юникоде или Punycode? Если мы сохраняем каноничные адреса, то в какой кодировке это делать? Поддерживает ли вообще наш почтовик (MTA) IDN, и в какой форме он ждет адреса при отправке писем?

IP Address syntax

   allen@[127.0.0.1]
allen@[IPv6:0:0:1]
  
  

Однако такие адреса выглядят подозрительно, и вряд ли им стоит доверять.

Временные почтовые адреса

Существует множество сервисов, которые предоставляют пользователям временные почтовые адреса. Обычно это используется для анонимности или для того чтобы регистрироваться на недоверенных сайтах.

Даже такие сервисы как Hotmail и Yahoo предоставляют алиасы, которые могут быть использованы примерно тем же способом, то есть уничтожены через некоторое время. Не существует единой техники выявления таких адресов — в конце концов именно для этого они и предназначены. Они используют большущий набор доменных имен с постоянной ротацией для того чтобы быть на шаг впереди тех, кто пытается пресечь их деятельность.

Белый список используемых возможностей

Адреса электронной почты могут быть чудовищно сложными, но, навскидку, 99,99% (а может, и больше) придерживаются простых принципов, а остальные слишком утомительно поддерживать.

Итак, вам вероятно следует воздержаться от поддержки адреса, если он содержит:

• Зависимость от регистра
• Пробелы
• Кавычки или Эскейп-символы
• Специальные символы кроме '._+-
• Айпишники в поле домена
• IDN

Конечно, это может создать проблемы некоторым пользователям, но и в этом случае они скорее всего попытаются использовать какой-нибудь другой адрес, который подойдет. Кроме того, это позволит вашему саппорту более качественно оказывать поддержку вне зависимости от пользовательской локали.

Еще я считаю, что вы должны поддерживать теги.

Если это необходимо, вы можете создать еще одно поле в базе с каноническим адресом, даже если считаете, что всю эту RFC-шную совместимость стоит поддерживать. Адрес в таком поле может быть:

• Приведен в нижний регистр
• Быть без тегов
• Транскодирован из Юникода в ASCII
• Без дублирующихся поддоменов

Несмотря на то, что этот совет может показаться слишком радикальным, это все равно лучше, чем слепо подчиняться стандартам. Как знать, может когда-нибудь такая упрощенная нотация станет новым стандартом?

Структура электронного письма с точки зрения пользователя

Вам будет интересно:
Как закрыть вкладку в 2018 году

Электронные сообщения одновременно и похожи, и сильно отличаются от привычных старшему поколению бумажных писем. Но независимо от почтового сервиса, структура имейла всегда однотипная. Перечислим компоненты электронного письма, кратко охарактеризовав каждый из них:

Структура E-mail для деловой переписки

Если до сих пор речь шла о структуре имейла с технической точки зрения, то теперь рассмотрим элементы корректно составленного электронного сообщения для деловой переписки, ведь каждая уважающая себя компания старается соответствовать общепринятым нормам коммуникаций.

Хотя существует большое количество разнообразных классификаций электронных сообщений, по структуре оформления они делятся на две группы. Первая группа – письма-коммуникации, они используются в ходе работы. Вторая – письма-договоренности: сообщения, в которых подводится итог встречи, обозначаются сроки выполнения работ и прочие важные аспекты для пояснения действий, требующихся от каждой из сторон.

Перечислим компоненты электронного письма каждого типа отдельно.

Компоненты электронного письма с технической точки зрения

С технической же точки зрения, любое электронное письмо включает в себя еще и следующие составляющие:

• заголовок письма – по аналогии с бумажной почтой в нем содержатся данные о почтовых серверах, которые прошло письмо, и некоторая другая информацию;
• тело письма – непосредственно текст письма.

Грамотное использование русских символов в заголовках почтового сообщения

Итак, в явном виде русский текст в заголовке присутствовать не должен, поэтому для того, чтобы включить его туда, этот текст предварительно нужно закодировать. Стандарты описывают способ кодирования «запрещенных» символов. Общий формат выглядит так:

=? кодировка? способ кодирования? закодированный текст?=

Кодировка может быть любой из списка «windows-1251», «koi8-r», «utf-8» и т.д. Во всех случаях, как правило, кодировка сообщения будет совпадать с кодировкой в которой работает сайт. То есть в большинстве случаев это будет «windows-1251», реже — «utf-8».

Способ кодирования указывает на то, каким именно образом русские символы будут преобразованы в безопасный набор. Способа определяется два: так называемый «Q-encoding» (обозначается одной буквой «Q») и «Base64» (обозначается одной буквой «B»).

К сожалению, штатной функции, которая бы могла бы обычную строку преобразовать в Q-encoded текст, в PHP нет, зато есть функция, которая умеет выполнять аналогичное преобразование в Base64. Итак, PHP код правильного создания заголовка темы почтового сообщения может выглядеть следующим образом:

$subject = “=?windows-1251?b?”. base64_encode($_POST[«subject»]). “?=”;

$sender = “=?windows-1251?B?”. base64_encode($_POST[«username»]). “?= <“. $_POST[«email»]. “>”;

FAQ

Как происходит доставка письма на электронную почту?

Объясняем еще раз в двух словах, если читать всю статью нет времени: сервер отправителя находит сервер получателя, связывается с ним и передает ему информацию.

Почему не приходят письма на почту?

Наиболее вероятная причина — невалидный адрес получателя. Всегда проверяйте базу email на существование перед отправкой рассылки. В этом вам поможет программа ePochta Verifier
.

Как проверить доставку email?

Дождитесь ответа от сервера. Если придет письмо с ошибкой, значит, email не был доставлен. Также подробная информация о статусе доставки есть в специальных сервисах для отслеживания эффективности email кампаний (например, ePochta Tracke
r
).

Если вы все равно не нашли ответа на свой вопрос, пишите его в комментариях, и специалисты ePochta с радостью разъяснят все детали.

Multipart/???

С этим заголовком знаком любой разработчик, которому доводилось решать проблемы отправки писем с вложениями или HTML письмами. И зачастую письма, сформированные без использования библиотек вроде PEAR::Mail_mime
отображаются не очень корректно. Практика показывает, что если при формировании письма жестко придерживаться стандарта, которы задается в RFC (в частности — RFC 2046
) — подавляющее большинство клиентских программ (включая таких любителей придерживаться стандартов, как Mozilla Thunderbird) отображает письмо корректно. Далее мы будем исходить из того, что читатель этого документа представляет себе основной синтаксис команд и понимает, что таке boundary и почему необходимо указывать Content-type для каждой из частей письма. Постараемся отметить основные ошибки.

Ошибка первая — неверный subtype

Тип multipart имеет три субтипа — mixed, alternative и related, которые используются синтаксически одинаково, но имеют разное предназначение

• mixed — используется, когда в рамках одного почтового сообщения имеется несколько независимых друг от друга, и равнозначных частей. Самый простой пример такого письма — сообщение с вложением.
  

  alternative — используется, когда в одном почтовом сообщении содержится несколько частей, содержащих одну и ту же информацию, предназначенную для отображения на различном клиентском ПО — например текстовая и HTML версия одного и того же письма.

  related — используется, когда в одном почтовом сообщении содержится несколько частей, формирующих один итоговый документ. Яркий пример — HTML письмо с картинками. Запомните, по стандарту только в этом случае должны работать ссылки на Contend-id элементов (вида <img src=«cid:image»>).

  Помните и применяйте по назначению.

  Ошибка вторая — неверный порядок частей

  Порядок частей, в котором они указаны в письме, зачастую имеет ключевое значения для того, как будет отображаться сообщение у клиента.

  • mixed — порядок частей для наших задач не имеет значения.
    

    alternative — части должны быть расставлены по порядку, от более простых к более сложным. R FC регламентирует процесс выбора одной из версий письма клиентом пользователя примерно так: «В общем случае, почтовый клиент должен отображать последнюю доступную ему версию документа». Т.е. при формировании текстовой и HTML-версий письма необходимо вперед поставить текстовую.

    related — первой в очереди должна идти основная часть (HTML документ, например). Следом – все остальные. По большому счету, стандартом регламентирован специальный параметр «start», который указывает на основную часть документа, но этим лучше не злоупотреблять.

    Ошибка третья — выбор только одного субтипа

    Зачастую разработчик, формирующий из программы письмо забывает, что любая из частей письма может так же иметь Content-type: multipart, а значит можно выстроить некоторое подобие древовидной структуры, гарантирующей, что каждая из частей письма займет правильное место. Вот как примерно может выглядеть структура письма, имеющего текстовую и HTML версию (HTML с картинками), а так же приложенный документ MS Word:

    • Content-type: multipart/mixed
      
      • Content-type: multipart/alternative
        
        • Content-type: text/plain
          

          Content-type: multipart/related

          • Content-type: text/html
            

            Content-type: image/jpeg

            Content-type: image/jpeg

          Content-type: application/msword

        И напоследок — еще пара рекомендаций

        • Всегда делайте text/plain вариант письма — никто не может предсказать, как именно будут читать Ваше письмо.
          

          Не ленитесь и придерживайтесь стандартов.

          Если интересно — http://people.dsv.su.se/~jpalme/ietf/mhtml-test/mhtml.html
          тут есть несколько примеров.

3 типы форматов бизнес письма

Деловые письма обычно приходят в одном из трех основных форматов: полный блок, измененный или с отступом. Хотя нет правильного или неправильного формата, есть примеры, например, в университетских приложениях, где требуется определенный формат. Если вы не уверены, какой формат использовать, просто проверьте предыдущие письма, которые вы получили от учреждения, и следуйте тому же формату.

1. полный блок

Полный блок является наиболее распространенным форматом для деловых писем, потому что он самый простой. Вам не нужно беспокоиться о отступах, и все остается оправданным. Одиночный интервал используется вместо отступов для новых абзацев.

Ниже приведен пример полного печатного письма от Центра письма Университета Северной Каролины
:

2. изменение

Измененный формат немного сложно запомнить, потому что не все выровнено по левому краю. Адресат, приветствие и текст письма выровнены по левому краю, а адрес отправителя, дата, закрытие подписи и подпись выровнены по правому краю.

В приведенном ниже примере между адресом отправителя и датой написания письма есть два пробела, а между адресом получателя и приветствием – три пробела. Есть также два пробела между первым абзацем буквенного тела и приветствием и два пробела для каждого нового абзаца.

Бесплатное закрытие, подпись и последний абзац письма – все два пробела.

Ниже приведен пример делового письма в измененном формате от Savvy Business Correspondence
:

3. с отступом

Формат с отступом или полублок аналогичен измененному формату, за исключением того, что начало каждого абзаца имеет отступ.

Формат электронной почты для деловых писем

По словам экспертов по текстовым сообщениям, текстовые запросы открывают только 20% электронных писем, а 95% текстов читаются
в течение трех минут с момента получения, а огромное количество почты теряется или сразу удаляется, поэтому неудивительно, что некоторые компании заходят так далеко, что отправляют переписка в печатном виде и по электронной почте с последующей сокращенной версией в виде текста,просто чтобы получатель получил его.

Чтобы сохранить атмосферу формальности при адаптации к цифровому носителю, форматирование и все элементы печатного делового письма по-прежнему включены в деловое письмо по электронной почте, за исключением двух небольших отличий. Строка темы служит резюме письма или указанием того, о чем идет речь. Информация об отправителе находится внизу письма, чуть ниже напечатанного имени отправителя.

Советы по написанию деловых писем

Использование правильного обоснования и включение всех правильных элементов недостаточно для хорошего делового письма. Еще важнее указать правильный тон и убедиться, что ваш получатель понимает цель вашего письма.

Помните следующие советы при следующем написании делового письма.

1. Коротко и просто

2. Преимущество читателя

Сотрудничество получателя будет проще, если вы напишите письмо с учетом его пользы. Подчеркните, что вы можете им предложить, а не то, что вы хотите, чтобы они делали.

3. Правильный тон

Какова цель письма, которое вы отправляете? Вы выражаете благодарность, сочувствие или требуете оплату долга? Что бы это ни было, вы должны установить правильный тон, чтобы получатель понимал срочность вашего запроса.

4. Не используется жаргон

Избегайте жаргона, если вы не уверены, что получатель поймет, о чем вы.

5. Использование личных местоимений

Даже если это деловое письмо, можно использовать личные местоимения, как вы, я, мы и мы. Придерживайтесь «Я», если вы пишете на основе вашего мнения, и используйте «Мы», если вы пишете от имени компании.

6. При необходимости добавьте CC

Знаете ли вы, что «CC» означает любезную копию? В те времена, когда печатные буквы были написаны, «CC» означало печатную копию, потому что это то, что печатники используют для создания дубликатов. В любом случае, это аббревиатура, которую вы должны включить под строкой приложения, если вы планируете отправить копию письма кому-либо еще.

Если вы отправляете вежливую копию более чем одному человеку, укажите второе имя под первым без «CC».

«Копия: Марк Смит, финансовый директор XYZ Widgets»

Письмо-коммуникация

В его структуру обязательно должны входить:

Скрытые компоненты электронного письма

Мы рассмотрели видимую структуру письма. Но помимо заметных невооруженным глазом элементов, к компонентам электронного письма также можно отнести и следующие поля:

• от кого (данное поле заполняется автоматически);
• копия (помимо основного адресата, копия письма высылается еще кому-то);
• скрытая копия (используется в случае, если копию письма нужно отправить, не ставя в известность об этом основного адресата);
• вложения.

Скрытые компоненты электронного письма

Мы рассмотрели видимую структуру письма. Но помимо заметных невооруженным глазом элементов, к компонентам электронного письма также можно отнести и следующие поля:

• от кого (данное поле заполняется автоматически);
• копия (помимо основного адресата, копия письма высылается еще кому-то);
• скрытая копия (используется в случае, если копию письма нужно отправить, не ставя в известность об этом основного адресата);
• вложения.

Письмо-договоренность

Как уже было сказано выше, этот вид электронных сообщений используется для подведения итогов встречи, обозначения плана мероприятий с каждой стороны и фиксации сроков исполнения. Такие письма являются своеобразным “протоколом” встреч и позволяют удобно структурировать информацию. Письмо такого типа строится по плану:

Жду ваши вопросы и мнения в комментариях

Письмо-договоренность

Как уже было сказано выше, этот вид электронных сообщений используется для подведения итогов встречи, обозначения плана мероприятий с каждой стороны и фиксации сроков исполнения. Такие письма являются своеобразным “протоколом” встреч и позволяют удобно структурировать информацию.
Письмо такого типа строится по плану:

1. Приветствие. Если количество участников встречи, итоги которой подводятся в письме, было небольшим, можно перечислить всех по именам либо использовать обобщенный тип приветствия.
2. Повтор цели встречи, итоги которой подводятся в письме.
3. Список вопросов, которые обсуждались во время собрания. По каждому вопросу указываются принятые договоренности, решения и сроки исполнения.
4. Список вопросов, которые не требуют срочного решения, но упускать их из виду нельзя.
5. Уточнение мнения участников встречи – все ли учтено?
6. Подпись по шаблону.

Компоненты электронного письма с технической точки зрения

С технической же точки зрения, любое электронное письмо включает в себя еще и следующие составляющие:

1. Заголовки, или, как их еще называют, конверты SMTP-протокола. Эти заголовки могут входить в состав тела письма, а могут быть не включены в него. То есть возможна ситуация, когда почтовый сервер имеет больше информации, чем указано в теле сообщения. Заголовок содержит в себе адреса отправителя, получателей и адрес отправляющего узла.
2. Само сообщение, которое на языке SMTP-протоколов называется Data. Оно, в свою очередь, подразделяется на:

• заголовок письма – по аналогии с бумажной почтой в нем содержатся данные о почтовых серверах, которые прошло письмо, и некоторая другая информацию;
• тело письма – непосредственно текст письма.

Проверка доставки email

Соответственно, сервер отправителя, передав сообщения и получив ответ в виде кода понимает, было ли доставлено письмо получателю или нет. В дальнейшем, исходя из ответа, он совершает одно из этих действий:

• сообщает, что письмо было отправлено;
• возвращает email с ошибкой (таким образом, отправитель понимает, что доставка письма не удалась);
• пытается доставить email еще раз, если ошибка была временная.

Вот так выглядит технический процесс доставки сообщений. Если у вас остались вопросы, прочтите ответы на наиболее распространенные из них.

Структура электронного письма с точки зрения пользователя

Электронные сообщения одновременно и похожи, и сильно отличаются от привычных старшему поколению бумажных писем. Но независимо от почтового сервиса, структура имейла всегда однотипная. Перечислим компоненты электронного письма, кратко охарактеризовав каждый из них:

1. Поле “Кому”. В данном поле указывается адрес получателя. Если адресатов несколько, разделяйте их точкой с запятой.
2. Поле “Тема письма”. Во многих почтовых сервисах оно считается обязательным для заполнения. Да и пользователям будет проще найти письмо, если в нем будет корректно указана тема.
3. Тело письма. В теле письма располагается основной текст.

От чего зависит доставка письма?

Возвращаясь к вопросам взаимодействия серверов на примере 2 знакомых, главное отличие между человеческим общением и разговором машин в том, что компьютеры общаются языком кодов, которые делятся на 3 типа:

• 2хх – принято
• 4хх – временная ошибка
• 5хх – постоянная ошибка

Бизнес письмо форматирование и дизайн советы

Ваше деловое письмо должно произвести хорошее первое впечатление, потому что в некоторых случаях чтение этого письма будет в первый раз, когда получатель встретится
с вашей компанией.

1. Профессиональный бланк

Компании не единственные, кто может использовать фирменные бланки. Solopreneurs, соискатели и любой, кто хочет создать бренд для себя, могут использовать фирменные бланки, чтобы сделать их письма уникальными. Фирменные бланки могут также использоваться для проверки подлинности документа для получателя, что часто имеет место для правительственных писем и банковских писем.

Дизайн бланков различен, единственное, что является последовательным, это то, что он должен включать название и логотип вашей компании, адрес и контактную информацию. Если у вас нет логотипа или названия компании, просто замените его на часть с полным именем. Поскольку деловые письма носят формальный характер, выберите дизайн бланков, который не слишком насыщен или красочен и не отвлекает от отправляемого вами сообщения.

Не используйте канцелярские товары или ароматическую бумагу.

Хотите создать свой собственный бланк? Проверьте эти шаблоны от Envato:

2. Поля делового письма

Хорошо сохранять деревья, но не сжимайте слишком много текста на одной странице, чтобы не осталось полей. Оставьте 1 “до 1,5” на сторону.

3. Простой шрифт

Избегайте необычных шрифтов и трудно читаемых скорописи. Придерживайтесь Verdana, Arial, Courier New или Times New Roman с минимальным размером шрифта 12.

4. Формальное расстояние между буквами

Используйте один пробел между абзацами, чтобы было легче читать письмо. Вам также следует использовать хотя бы один пробел между всеми элементами буквы, кроме как между вашей подписью и напечатанным именем, где требуется четыре переноса строки.

5. Бланк второй страницы для дополнительных страниц

Деловые письма должны быть достаточно краткими, чтобы иметь только одну страницу, но это не всегда так. Юридические контракты, жалобы и некоторые рекомендательные письма иногда требуют дополнительных страниц.

Чтобы избежать путаницы в случае разделения страниц с буквами, вторая и последующие страницы должны содержать фирменный бланк и номер страницы вверху. Вы также можете указать дату и имя получателя.

Сделайте всё правильно

Используйте деловой конверт, если отправляете письмо по почте. Используйте конверт с логотипом вашей компании, чтобы получатель мог сразу же узнать его от вашей компании и предотвратить попадание вашего письма вместе с другим рекламным мусором, который он получил.

Если вы не уверены, что ваш почерк разборчив, используйте ваш принтер и текстовый процессор, чтобы напечатать адрес на конверте. Отправляйте важные документы и срочные письма через курьера.

Теперь, когда вы узнали, как форматировать письмо, вы можете начать рассылать свои собственные деловые письма.

EPochta Tracker поможет вам отслеживать доставку писем

Активируйте демо версию и пользуйтесь бесплатно 7 дней!

Автор блога ePochta — компании, которая разрабатывает профессиональные инструменты для email и СМС рассылок. Слежу за актуальными трендами в маркетинге и создаю максимально полезный контент.

Виды деловых писем

Деловые письма отправляются по разным причинам. Предприятия отправляют его своим клиентам или другим компаниям, с которыми они работают, например, поставщикам или партнерам по логистике. Частные лица пишут деловые письма для деловых и менее формальных целей.

Ниже приведены некоторые примеры типов деловых писем:

1. Письмо жалоба

Не все жалобы могут быть переданы и должным образом рассмотрены в социальных сетях, некоторые темы являются немного деликатными или смущающими, вы не хотите рисковать, чтобы это стало вирусным. Затем возникают жалобы, когда недостаточно позвонить на горячую линию по обслуживанию клиентов компании. Для всех этих жалоб ответным является печатное письмо с жалобой.

Сделайте вашу жалобу краткой, точной и вежливой. Просто не говорите о том, что компания сделала неправильно, скажите им, что именно вы от них хотите.

2. Заявление об отставке

Заявление об отставке – это то, что сотрудник отправляет своему начальнику, когда хочет уволиться с работы. В большинстве случаев вам необходимо разрешить не менее 14 дней или двух недель до официальной даты отъезда из компании.

Ниже приведен пример заявления об отставке от американских вербовщиков
:

Примечание
. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или “сэр”

3. Сопроводительное письмо

Печатное сопроводительное письмо отправляется вместе с резюме, чтобы кратко объяснить, почему вы являетесь хорошим кандидатом на работу. Хорошие сопроводительные письма похожи на закуски в том смысле, что они дают вербовщикам ощущение того, что они могут ожидать от вас, не обязательно повторяя то, что уже есть в вашем резюме.

Прочитайте эти руководства для получения дополнительной информации о написании сопроводительного письма:

4. Рекомендательное письмо

Рекомендательные письма отправляются, чтобы подтвердить хорошее положение заявителя с предыдущим работодателем или менеджером. В некоторых случаях эти рекомендации являются не чем иным, как шаблоном, сгенерированным кем-то из HR после заполнения пробелов о дате начала и окончания работы сотрудника. Однако, если вы пишете сопроводительное письмо для хорошего сотрудника, лучше, если вы выйдете за рамки шаблона, чтобы показать, что вы цените время, проведенное вместе.

Посмотрите это руководство, если вам нужна помощь в написании рекомендательного письма:

5. Письмо для запроса информации

Письма, запрашивающие информацию, часто отправляются предприятиям частными лицами или представителями других предприятий, когда они хотят получить информацию о конкретном продукте или услуге. Эти письма также могут быть направлены в государственные учреждения при запросе информации о подаче заявления на получение разрешения или о государственной процедуре.

Ниже приведен пример письма для запроса информации из Word Mart
:

Примечание

. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или “сэр”:

6. Корректировка или изменение буквы

Получали ли вы когда-нибудь письмо, в котором сообщалось, что дата оплаты вашего телефонного счета была скорректирована, или что сумма, которую вы платите, была изменена? Это корректирующее письмо. Не только о датах и ​​суммах, но письма о корректировке или изменении также отправляются, когда компании хотят уведомить клиентов об изменениях в продукте или услуге, которые они купили.

Ниже приведен пример письма о корректировке сроков от Института корпоративных финансов:

7. Деловые объявления и приглашения

Письма акционеров, анонсы новых продуктов и благотворительные акции – деловые письма. Письма, в которых объявляется новый генеральный директор, IPO и даже те, кто приглашает вас на конгресс, также подпадают под письма о деловом объявлении. Эти письма либо отправляются в виде внутренней заметки, чтобы все сотрудники знали об изменениях внутри компании, либо в качестве объявления заинтересованным сторонам компании.

Вот пример делового приглашения на образовательный семинар от Letters.org:

Примечание
. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или “сэр”

Структура E-mail для деловой переписки

Если до сих пор речь шла о структуре имейла с технической точки зрения, то теперь рассмотрим элементы корректно составленного электронного сообщения для деловой переписки, ведь каждая уважающая себя компания старается соответствовать общепринятым нормам коммуникаций.

Хотя существует большое количество разнообразных классификаций электронных сообщений, по структуре оформления они делятся на две группы. Первая группа – письма-коммуникации, они используются в ходе работы. Вторая – письма-договоренности: сообщения, в которых подводится итог встречи, обозначаются сроки выполнения работ и прочие важные аспекты для пояснения действий, требующихся от каждой из сторон.

Перечислим компоненты электронного письма каждого типа отдельно.

Части стандартного формата делового письма

Как вы, вероятно, узнали в начальной школе, деловые письма состоят из разных частей. В этом разделе описывается, что входит в каждую часть, и правильный формат делового письма.

1. Информация отправителя

Важно знать, как правильно адресовать деловое письмо, особенно если вы ожидаете ответа.

В этом разделе указан ваш полный адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Некоторые люди любят указывать свое полное имя в верхней части этого списка, но некоторые люди считают, что это излишне, потому что вы все равно будете подписывать письмо своим именем. Вам не нужно включать это, если на бумаге, которую вы используете, есть бланк.

Что включать и форматировать:

• Имя
• Почтовый адрес
• Город, штат, почтовый индекс
• Страна (если не в той же стране, что и ваш получатель)
• Ваш номер телефона
• Ваш электронный адрес

2. сегодняшняя дата

Укажите месяц и укажите полный год. Укажите месяц, дату и год, если отправляете деловое письмо в США, но начните дату с того дня (например, 18 октября 2018 года), если вы отправляете письмо в Великобританию или Австралию.

3. Информация об адресате (a.k.a. Внутренний адрес)

Включите информацию о получателе, начиная с его имени, затем названия должности и полного адреса. Обратитесь к получателю, используя Ms., Mr., или используйте любое подходящее для работы название

• Имя
• Название должности
• Почтовый адрес компании
• Город, штат, почтовый индекс
• Страна (опционально)

4. Приветствие

Приветствие, используемое в разделе адресатов, не обязательно должно совпадать с тем, которое используется здесь. Все зависит от того, насколько вы близки или знакомы с адресом, а также от контекста вашего письма. Декан Колледжа наук может быть вашей тетей, но если вы пишете ей в официальном качестве,Лучше всего использовать приветствие «Дин (Фамилия)»
или «Доктор (Фамилия) »
, потому что есть вероятность, что другие люди обрабатывают ее переписку. Военные и религиозные титулы должны быть написаны как есть.

Не уверены в полу получателя? Не используйте Мистер или Мисс, просто напишите «Дорогой»
, а затем их полное имя. Если вы не знаете, кто именно является контактным лицом, подойдет «Кого это может касаться»
. Вы также можете обратиться в отдел или группу, которая обработает ваше письмо, например, «Члены комитета по найму»
или «Управление ассоциацией общего управления»
.

Всегда заканчивайте приветствие с двоеточием, не запятая.

5. Основной Текст

Тело письма обычно составлено из одного к трем коротким абзацам, каждый со специфическим намерением и организовал для ясности.

• Введение
  . Объясняет причину для письма и чего вы хотите достичь с этим. Если получатель не знает, кем вы являетесь, вы можете также упомянуть взаимные соединения здесь.
• Второй абзац
  . Дает больше детали о вашем запросе, как например шаги вы взяли или денежные сборы оплатили. В случае маркетинга или прикладные письма работы, второй абзац – то, где вы будете продавать продукт, который вы продвигаете или ваше приложение.
• Третий абзац
  . Необязательный и входит в ситуации, где второй абзац не достаточно, чтобы объяснить ситуацию полностью.

Закрытие

Закрытие включает один или два предложения, которые запрашивают получателя взять, что действие запрашивается в вашем письме, и благодарит их за чтение вашей почты.

Примеры бизнес письмо закрытия:

• Пожалуйста, напишите мне по адресу (ваш адрес электронной почты) или позвоните мне (ваш рабочий телефон), чтобы назначить встречу. Спасибо за ваше внимание.
• сли вам нужно что-то обсудить со мной или командой, не стесняйтесь звонить нам по телефону (ваш телефон). Мы всегда к вашим услугам.

Бесплатный Закрыть

Бесплатное закрытие – это фраза для подписи, вставленная перед вашей подписью. У вас есть много вариантов здесь, но в целом вы должны избегать тех, которые обозначают благодарность или благодарность в письмах, где вы ничего не просите.

• С уважением
• Искренне
• Сердечно
• С благодарностью
• С наилучшими пожеланиями
• С удовлетворением
• С уважением 

Подпись

Подпишите письмо под приветственным закрытием. Не забудьте оставить как минимум четыре одинарных пробела между вашим именем и закрытием, чтобы было достаточно места для вашей подписи. Вы также можете указать свою должность, номер телефона и адрес электронной почты под своим полным именем.

Корпуса

До возраста электронной почты люди писали «Приложения»
внизу деловых писем, чтобы указать, что в конверте есть другие документы. Думайте об этом как о печатной версии «см. Вложение»
для электронных писем.

Вложения отмечены в левом нижнем углу письма, под пробелами – пара пробелов, за которыми следует список включенных документов. Например:

• Брошюра
• Форма заказа

Подробнее о кодах, которые позволяют проверить доставку письма

Они являются способом синхронизации серверов. Сервер отправителя передает сообщение и получает ответ в виде кода.

Первая цифра показывает, была ли команда принята и обработана. Есть пять различных значений:

• Почтовый сервер принял команду, но еще не предпринимает никакого действия. Требуется подтверждающее сообщение.
• Почтовый сервер завершил задачу успешно без ошибок.
• Почтовый сервер понял запрос, но требует, чтобы дальнейшая информация завершила процесс.
• Почтовый сервер столкнулся с временным отказом.
• Почтовый сервер столкнулся с неустранимой ошибкой. Ваш запрос не может быть обработан. Это тоже один из вариантов, почему не приходит письмо на почту.

Если при отправке сообщения
сервер получает в ответ код, начинающийся с 4 и 5, это означает, что ваше сообщение не будет доставлено, пока вы не устраните неисправность.

Вторая цифра означает:

• Синтаксическую ошибку.
• Информационный ответ.
• Состояние подключения.
• Состояние почтового сервера.

Последняя цифра кода показывает подробности состояние передачи.

Вот список самых важных кодов ошибки SMTP:

• 421 — Обслуживание не доступно, закрыт канал передачи (Это может быть ответом на любую команду, если обслуживание{служба} знает, что это должно закрыть).
• 450 — Требуемые почтовые действия, не предприняты: почтовый ящик недоступен.
• 451 — Требуемое действие прерывалось: ошибка в обработке.
• 452 — Требуемые действия, не предприняты: недостаточно системных ресурсов.
• 500 — Синтаксическая ошибка, неправильная команда.
• 501 — Синтаксическая ошибка в параметрах или переменных.
• 502 — Несуществующая команда.
• 503 — Неправильная последовательность команд.
• 504 — Параметр Command, не осуществлен.
• 550 — Требуемые действия, не предприняты: почтовый ящик недоступен (например, адрес не найден, нет доступа).
• 551 — Нелокальный пользователь или неверный адрес электронной почты.
• 552 — Требуемые почтовые действия прервались: превышено распределение памяти.
• 553 — Требуемые действия, не предприняты: имя почтового ящика недопустимо (например, синтаксис неправильный).
• 554 — Передача данных не удалась.

Другие коды, обеспечивающие вас полезной информацией о том, произошла ли доставка письма
:

• 211 — Статус системы.
• 214 — Сообщение Справки (Информация относительно того, как использовать получатель или значение специфической ненормативной команды; этот ответ полезен только человеческому пользователю).
• 220 — Готов к обслуживанию.
• 221 — Обслуживается заключительный канал передачи.
• 250 — Требуемые почтовые действия завершены.
• 251 — Нелокальный пользователь.
• 354 — Начните ввод сообщения. Завершите ввод сообщения.

Формат почтового сообщения

Ниже приведен самый простой пример текстового сообщения, составленного в соответствии с приведенными выше стандартами и готового к отправке.

From: =?windows-1251?b?0J7RgtC/0YDQsNCy0LjRgtC10LvRjD89?=

To:  =?windows-1251?b?0J/QvtC70YPRh9Cw0YLQtdC70Yw/PQ==?=

Subject: =?windows-1251?b?0Y3RgtC+INGC0LXQvNCwINGB0L7QvtCx0YnQtdC90LjRjz89?=

Content-Type: text/plain; charset=«windows-1251»

Content-Transfer-Encoding: 8bit

Это почтовое сообщение на русском языке

Содержит несколько строк

Именно в таком формате клиент для отправки почты (MS Outlook или Mozilla Thunderbird) подготавливает сообщение, а затем отправляет его получателю (кстати, большинство почтовых клиентов позволяют просмотреть исходный код сообщения, в Mozilla Thunderbird, например, для этого служит комбинация клавиш Ctrl+U). Задача нашего скрипта языке PHP — добиться точно такого же формата письма.

Как видно из приведенного выше примера, электронное письмо содержит две части: в одной (верхней) размещаются заголовки, а в другой (нижней) собствено текст письма. Отделены эти части друг от друга пустой строкой. Заголовки состоят из строк, в которых содержится тема письма (Subject), имя и адрес отправителя (From), получателя (To) и другая информация. В самом простом случае каждая строка содержит пару «ИмяЗаголовка: ЗначениеЗаголовка». Особенно необходимо подчеркнуть, что, согласно стандартам, в заголовках ни при каких обстоятельствах не должны содержаться символы, не присутствующие в ASCII таблице — латинские буквы, цифры, знаки пунктуации и псевдографики.

Письмо-коммуникация

В его структуру обязательно должны входить:

1. Тема письма. В данном поле лучше всего указать, чего именно вы ожидаете от принимающей стороны, например согласования времени встречи, списка вопросов для рассмотрения и так далее.
2. Приветствие. Даже если письмо планируется отправить нескольким людям, этика делового общения предполагает обязательное приветствие адресатов.
3. Содержание сообщения. Собственно текст имейла, в котором как можно более конкретно описывается просьба.
4. Корпоративная подпись. Пункт, о котором многие забывают. Правильно составленный шаблон подписи включает в себя Ф. И. О. и должность автора, его контактные данные (номер телефона, ссылки на сайт компании, электронная почта и т. д.). Подпись может разниться в зависимости от правил и норм, принятых в организации.
5. Поля “Кому” и “Копия”. Они указаны последними не случайно – заполнив их в последнюю очередь, вы исключите возможность отправки недописанного или невыверенного сообщения.

Принципы доставки электронного письма на почту

Отправляя бумажное письмо, мы прекрасно понимаем, что сначала оно доставляется в нужный город самолетом или поездом, далее машиной до отделения, а там уже почтальон доставит его до почтового ящика, все очевидно. А знаете ли вы, как работает доставка электронных писем? Если нет, то сейчас мы вам расскажем.

При отправке письма на почту в процессе доставки принимает участие 2 сервера, один ответственен за отправку email-а, второй принимает его и пытается доставить до адресата.

Процесс взаимодействия двух серверов достаточно интересен, он похож на общение 2 знакомых, которые встретились в городе. Сначала они “пожимают руки”, а потом “здороваются друг с другом”.

Как и обычное письмо, электронное состоит из 2 частей – конверт (заголовок) и сообщение (текст).

Заголовки отправляемых сообщений состоят из нескольких частей:

• адрес отправителя;
• адрес получателя;
• тема сообщения
  ;
• кодировка письма и прочее.

• Существует ли домен получателя?
• Если да, то кто ответственен за почту домена – MX запись в DNS (MX-записи для домена указывают серверы, на которые нужно отправлять email)?
• Если нет, сообщение возвращается с ошибкой – домен адресата не существует.
• Проверяется, разрешено ли серверу доставлять email к адресату, не попадает ли он под действие спам фильтров, которые могут заблокировать доставку письма.

Похожее:

Как удалить все непрочитанные сообщения в gmail Как сортировать письма по папкам в почте Gmail! «Рекомендации по одновременному удалению всех сообщений электронной почты на мобильной платформе и одновременному удалению всех сообщений электронной почты в Gmail от одного получателя или из нескольких источников»? Как удалить старые письма в gmail оптом