Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

В конце прошлого года у меня был кошмар с моими учетными записями электронной почты после того, как я испортил свою миграцию на веб-хостинг. В общем и целом, я потерял много писем и много контактов, связанных с этими письмами. Мы создаем резервные копии наших машин. регулярно, будь то ПК, Mac, iDevice или Android, но мы не всегда спорим о наших отдельных частях программного обеспечения и их контекстных данных.

Всегда стоит экспортировать ваши контакты. и резервное копирование писем. Это быстрая работа, которая спасет ваш бекон.

При работе с электронной почтой у вас может сформироваться определённый набор контактов. С ними вы ведёте переписку, обмениваетесь файлами и так далее. Теперь можно смоделировать ситуацию, когда появилась необходимость сменить почтовый клиент. Например, на Outlook. Что делать в так случае? Один из вариантов – вручную создавать список данных заново. Но это не быстро и не эффективно. Альтернатива – это импорт контактов в Outlook, так как для этого предусмотрен специальный функционал.

Ниже инструкция, на основе которой вы лишь за пару манипуляций реализуете копирование информации. Это крайне удобно, просто и практично.

Контактные данные, хранящиеся в базе данных или электронной таблице, легко импортируются в Outlook предоставляет простой метод.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010; Outlook для Office 365 и Outlook.com.

Импортировать контакты из файла CSV в Outlook

Снимки экрана ниже для Outlook 2016. Экраны в других версиях Outlook могут незначительно отличаться, но шаги те же. Любые варианты для более старых версий будут отмечены.

Импорт контактов на Outlook. com

Вы также можете загрузить CSV-файл своих контактов на Outlook.com. Процесс немного отличается от версий программного обеспечения.

Ваша таблица контактов в Excel может быть добавлена ​​в несколько шагов

Контактные данные, хранящиеся в базе данных или электронной таблице, легко импортируются в Outlook. Outlook предоставляет простой метод.

Импорт контактов из файла CSV в Outlook

В базе данных или программе электронных таблиц экспортируйте данные контактов в файл CSV (значения, разделенные запятыми). Убедитесь, что столбцы имеют значимые заголовки, хотя они не должны точно соответствовать полям, используемым в адресной книге Outlook. Вы можете вручную сопоставить столбцы с полями во время процесса импорта.

Я думаю многие сталкивались с проблемой переноса (экспорта) писем из thunderbirda в outlook, кто то забивал на перенос, кто то объяснял пользователям что почту нельзя перенести, но проблема оставалась не решенной. Столкнулся с такой же проблемой на днях при установке новых компов, при поиске решения оказалось что есть только платные решения конвертации почтовых папок «eml to pst», так же нашел одну статью где предлагают сделать последовательный перенос из Thunderbird в Outlook, через Outlook Express (вот только компы у меня под 7-ой).

Итак, по шагам:

1 — В том же же Thunderbird’e настраиваем точно такой же ящик, но уже на IMAP, в итоге в Thunderbird’e у вас должно быть две одинаковые учетки одна на POP3 другая на IMAP, обязательно заходим в параметры учетной записи IMAP и снимаем галочку, можно снять галочку на любом шаге, но чем раньше сделаете тем быстрее письма будут загружены на ваш почтовый сервер.


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

3 — Настраиваем в Outlook учетку на IMAP, нажимаем ‘Отправить и получить почту’, ждем когда наши папки синхронизируются с сервером, проверяем письма (если их нет смотрим шаг 1, Рисунок), если есть необходимость перенести на POP3 заходим в меню «Файл-Импорт и экспорт’, экспортируем в ‘файл личных папок .pst’, создаем учетку на POP3 и импортируем ‘файл личных папок .pst’.

Начало переноса данных

В случае, если вас интересует импорт контактов в Outlook 2010, воспользуйтесь инструкцией такого плана:


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Дополнительная информация. Также подойдёт вариант «Импорт из другой программы или файла». Нужно лишь ориентироваться на конкретно вашу ситуацию. Это важно, чтобы реализовать верный выбор.


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Ниже описываются две инструкции. Вам нужно изучить тот или иной вариант, чтобы гарантировать себе успех.

Перенос адресов и почты интернета

В том случае, если вы выбрали первый из упомянутых вариантов, инструкция будет выглядеть примерно таким образом:


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Дополнительная информация. Процесс может длиться различное время, так как всё зависит от количества данных. Чем больше контактов, тем дольше окажется процедура. В целом, у вас уйдёт минимум времени.

:/>  Как начать пользоваться командной строкой (linux/win/mac) · GitHub

Выполнение переноса из другой программы или файла

Импорт контакта в Outlook может выполняться и по альтернативной схеме. Рассматривая ситуацию, когда был выбран «Импорт из другой программы или файла», стоит следовать такой инструкции:


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Время на прочтение

Задача

Имеется компания с серверами Windows Server. На них поднят DNS, WINS, Active Directory, CA, Exchange. На пользовательских местах установлен Office с Outlook для обмена информацией, поскольку прямой связи у отделов нет и возможность записи на внешние носители существенно ограничена. Всё лицензионное. Довольно типичная ситуация для средних компаний.

В условиях экономии средств возник вопрос достаточной замены компонента Microsoft Office — Outlook. Преимуществ Outlook достаточно много: сквозная аутентификация, удобный и понятный интерфейс, автоматическая архивация, гибкая и полноценная интеграция с Exchange, в которую входят динамические адресные книги, общие папки и прочее. Заменить такой продукт достаточно сложно без потерь в функциональности.

Реализация

После некоторых сравнений альтернативным клиентом был выбран Mozilla Thunderbird (в данный момент версия 31) как бесплатный, открытый проект, поддерживающий IMAP и адресную книгу LDAP, а также с возможностью использования дополнений.

Пароль

Пароль зашивается в клиент и его можно посмотреть в настройках. Да, это снижает безопасность, но пользователи почты Thunderbird имеют гостевые доменные учётные записи, а также не являются администраторами на локальных компьютерах. Кроме того, планируется внедрить централизованную настройку, где просмотр пароля будет заблокирован. Это посчиталось приемлемым.

Учётная запись почты

На сервере Exchange имеется IIS для доступа к почте через веб-интерфейс — Outlook Web Access. Удобная вещь для удалённой работы с почтой при условии, что почта за какой-то период хранится на сервере. Но отсутствие возможности архивирования почты из обозревателя не позволяет сделать этот режим работы постоянным, поскольку аппаратные ресурсы сервера Exchange не безграничны, да и не предназначен он для хранения. У Thunderbird имеется несколько режимов для помощи настройки учётной записи. Проще всего сделать псевдоним (CNAME) DNS autoconfig на сервере Exchange: autoconfig.company.loc. А на самом сервере в IIS создать папку mail с файлом config-v1.1.xml. Содержимое файла настраиватся достаточно просто и описано на сайте Mozilla. В моём случае получилось такое:

Папку mail стоит сделать виртуальной и явно отключить требование SSL для неё.

Стоит упомянуть, что у нас, как и у многих, имя домена извне отличается от имени локального домена внутри периметра. Но почта должна именоваться везде одинаково. Поэтому внутри Exchange учётные записи имеют по два адреса: внешний и внутренний. Внешний используется по умолчанию. ( Exchange также умеет использовать разные DNS для внутренней и внешней пересылки). Отсюда тонкость; адреса пользователей при настройке указываются внешние, поэтому в файле настройки для имени пользователя используется только имя %EMAILLOCALPART%. Кроме того, псевдоним (CNAME) autoconfig необходимо также создать в копии внешнего домена корневой зоны локального DNS.

Видно, что я решил использовать два типа доступа к почте: IMAP и POP3. Дело в том, что иногда попадаются очень активные пользователи с очень большим объёмом почты. Если такой пользователь не использует почту нигде, кроме своего ПК на рабочем месте (не забываем про OWA), то в случае Outlook создаются локальные папки и назначаются основными для всех учётных записей. Таким образом вся почта будет удаляться с сервера Exchange и храниться непосредственно на ПК пользователя, что не потребует какой-то дополнительной архивации, но привязывает пользователя к ПК и повышает вероятность потери почты, в случае порчи жёсткого диска. В противном случае требуется индивидуальная настройка лимитов на Exchange для таких пользователей, чего я всячески пытаюсь избежать. Но всего не предусмотришь. Поэтому для Thunderbird также оставил возможность простой работы с почтой в виде POP3. Хотя до сих пор ещё не пригодился, откровенно говоря.

Всё это позволит быстро выбирать необходимый способ доступа при настройке учётной записи в Thunderbird. Если хост входит в домен AD, то лучше, всё же, подстроить, выбрав способ аутентификации «Kerberos / GSSAPI» и не указывать пароль в в форме.

Доступ к Exchange по IMAP и POP3 настраивается очень просто и не требует особого рассмотрения. Разве что дополнительно придётся настроить сертификат с соответствующими масками имени сервера для коннекторов. А также потребовалась некоторая дополнительная настройка коннектора SMTP c TLS на Exchange 2007:

:/>  Keyboard shortcut to paste clipboard content into command prompt window (Win XP) - Stack Overflow

Иначе Thunderbird не мог получить доступ по SMTP как не авторизованный.

Профиль и сертификат

Первый запуск свежеустановленного клиента Thunderbird производится с ключом -p для указания пути для профиля почты. Профиль почты по умолчанию создаётся на системном разделе, что для нас является неприемлемым. Ключ позволяет указать папку на пользовательском разделе для хранения профиля Thunderbird (в нашем случае — папка d:Mail). Предварительно стоит убедиться, что пользователь имеет право изменения в данной папке (права NTFS).

“c:Program Files (x86)Mozilla Thunderbird hunderbird.exe” -p

Стоит напомнить, что команду нужно выполнять из пользовательского контекста, а не административного. Были прецеденты.

Первым действием для настройки запущенного клиента нужно отказаться от предложений мастера настройки и добавить корневой сертификат организации в Thunderbird, поскольку Thunderbird, почему-то, не использует системную базу сертификатов.

Адресная книга LDAP

Затем необходимо настроить адресную книгу LDAP. В интернете масса материалов по данной теме, но я не нашёл ни одного полноценного документа с адекватными параметрами, поэтому привожу здесь свой.


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

3. Собственно создаём подключение к LDAP:


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Всё очевидно. Порт без

SSL: 3268. Нужно учитывать, что настройка с SSL работает ощутимо медленнее.

Далее переключаемся на вкладку Дополнительно:


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Здесь нужно сказать, что количество отображаемых результатов выбиралось из соображений количества клиентских лицензий на Exchange плюс контакты Active Directory с группами и небольшой запас. Способ аутентификации лучше выбрать «Простой» если ПК не входит в домен AD, иначе рекомендую Kerberos (GSSAPI), при этом необходимо убрать имя пользователя на вкладке «Основное».

Насчёт фильтра. Самое интересное. Я использую в Exchange динамические списки рассылки, кроме того в Active Directory имеются множество временно или постоянно отключенных учётных записей, а также некоторые учётные записи исключены из видимости в адресной книге по разным необходимостям, плюс контакты. Получается следующий фильтр:

Внимание! Если в Active Directory вы ограничили список хостов для учётной записи, на которые ей можно заходить, то для доступа к LDAP на PDC потребуется добавить имя контроллера в этот список.

Далее. Создаём учётную запись пользователя. Если всё предварительно настроено правильно, то вариант с правильной настройкой предложится моментально.


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Остаётся нажать готово и, если ранее был подключен корневой сертификат, получим подключенную почту. Иначе придётся подтверждать каждый сертификат.

Архивирование и другие дополнения

Также устанавливаю следующие дополнения:

Получаем работоспособный почтовый клиент. Доступ к общим папкам можно получить через OWA, создав ссылку в обозревателе или на рабочем столе на соответствующий раздел OWA:

Импорт PST

Теперь к вопросу о импорте ранее архивированной почты Outlook в Thunderbird. Описанный способ с установкой 30-дневнего Outlook не работает. Thunderbird вываливается, генерируя исключение. Проверено множество различных конфигураций. Кроме того, исключён импорт на Windows x64. Пришлось идти кружным путём. Есть рабочий способ, но он достаточно насыщен манипуляциями.

Думаю внедрить централизованную конфигурацию пользователей.

Работа по обкатке ещё идёт, так что могу вносить дополнения и изменения.

Экспорт контактов Gmail

Контакты Gmail менее важны, так как они поддерживаются онлайн. Тем не менее, всегда удобно объединять свой список контактов между фрагментированными половинными разговорами между несколькими клиентами.

Войдите в учетную запись Gmail, которую вы хотите экспортировать. Нажмите на слово Gmail в левом верхнем углу, затем выберите Контакты . Вы будете переведены на новый экран, содержащий все ваши контакты из вашей Gmail и, возможно, из вашей телефонной книги Android, если вы предпочитаете это устройство. Выберите Дополнительно, чтобы открыть раскрывающееся меню — теперь вы должны увидеть опцию « Экспортировать ваши контакты».

Диалоговое окно предоставляет несколько вариантов выбора. Вы можете экспортировать весь свой список контактов. , ваши помеченные контакты, ваши контакты в кругах Google или список наиболее часто контактируемых. Вы также можете создать собственный список контактов для экспорта в Gmail, добавив каждую запись в отдельный список контактов. Сделайте это, выбрав каждую запись, затем перейдите на панель параметров контакта. Вы должны быть в состоянии добавить их в одну группу.


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Когда вы будете готовы, выберите формат экспорта. Если ваши контакты не перемещаются из одной учетной записи Google в другую или вы не экспортируете в продукт Apple, выберите вариант формата Outlook CSV . При этом используется стандартизированный формат, который вы сможете использовать с большинством почтовых клиентов. Сохранить, и все готово!

:/>  Специальные возможности клавиатура

Импорт контактов Gmail

Этот процесс очень похож на экспорт, за исключением того, что вы показываете Gmail файл, который вы хотите импортировать. Оказавшись на странице контактов Gmail, перейдите к той же кнопке Еще , которую мы нажимали ранее, но на этот раз выберите Импорт . Вы встретитесь с этим диалоговым окном:


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Выбрав файл, нажмите « Импорт» .

Экспорт контактов Thunderbird


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Я бы выбрал либо .csv, либо .tab / .txt для экспорта контактов Thunderbird, особенно при переходе на Outlook. .ldif поддерживается как в Mozilla Thunderbird, так и в адресных книгах Apple , но не в Outlook. Если вы сталкиваетесь с типом файла .ldif или у вас не установлено программное обеспечение, которое может его открыть, файл .ldif можно преобразовать в .csv с помощью свободно доступного программного обеспечения с возможностью поиска.

Импорт контактов Thunderbird

Чтобы импортировать контакты в Thunderbird, выберите « Импорт» вместо «Экспорт» и следуйте инструкциям на экране — вы не ошибетесь!

Ваша адресная книга теперь должна быть переполнена вашими близкими и деловыми партнерами.

Надеюсь, теперь вы будете чувствовать себя уверенно, импортируя и экспортируя контакты с помощью Outlook, Gmail и Thunderbird, но на самом деле большинство функций импорта / экспорта относительно универсальны для большинства почтовых клиентов.

Помогли ли мы? Какой почтовый клиент вы используете? Дайте нам знать ниже!

Экспорт контактов Outlook


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Вы можете щелкнуть по следующему полю, если хотите, или изменить настройки настраиваемого поля. Поля — это имя, присвоенное переменным в вашем списке контактов. Если вы хотите экспортировать только ограниченный набор параметров поля, нажмите Очистить поле . Затем вы можете добавить еще один набор полей. На изображении ниже представлены некоторые полезные списки компаний для вашего CSV-файла — вы можете удалить любые списки в CSV-файле без соответствующих параметров, но это уже другая история.


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Outlook также поддерживает два других формата файлов экспорта.

Я никогда не думал о резервном копировании своего почтового архива до разгрома моего веб-хостинга; сейчас раз в месяц, просто чтобы быть уверенным. Для тех из вас, у кого ограничено пространство на почтовом сервере , сохранение и удаление может освободить некоторые ценные байты.

Импорт контактов Outlook


Инвентаризация адресной книги в outlook 2016

Найдите файл контактов, который вы будете импортировать. На следующем экране запрашивается папка назначения. Вы должны просматривать доступные папки, пока не найдете контакты . Выберите это и нажмите Далее. Вы отметите опции для изменения полей импорта, так же как мы могли бы редактировать их при экспорте наших контактов. На этот раз мы будем придерживаться по умолчанию.

Video Tutorial

https://youtube.com/watch?v=N90AxJsy8ww%3Fversion%3D3%26rel%3D1%26showsearch%3D0%26showinfo%3D1%26iv_load_policy%3D1%26fs%3D1%26hl%3Den-US%26autohide%3D2%26wmode%3Dtransparent

Import to Windows Contacts

Double click on the .wab file and click Import. ( This step is so easy and so fast you might not realize what happened.)

Step 2: Using Outlook 2010 and older

If you use Outlook 2010 or older, you can import the Windows Contacts.

Depending on how many contacts you have, it can take from a few seconds to a few minutes to import the contacts.

Step 2: Using Outlook 2013

Outlook 2013 has limited import options. Your choices are Comma Separated Values (CSV) or vCards so you’ll need to export the contacts from Windows Contacts in either CSV or as vCards. Because it’s annoying to import a large number of vcards unless you use a macro, I recommend exporting in CSV format.

Now switch to Outlook 2013.

Заключение

Теперь вы знаете, как реализуется импорт контактов в Outlook. Учитывая тот факт, что присутствует встроенный мастер, всё выполняется максимально просто и быстро. Важно то, что вы можете импортировать контакты из различных файлов. Это удобно, если вы, например, до этого работали не с Outlook.

https://youtube.com/watch?v=pRpBNEsQed4%3Ffeature%3Doembed

Оставьте комментарий